Obligations et responsabilités

Les attentes des médecins en exercice

Les dossiers médicaux : des conseils concernant le maintien de leur intégrité et leur remise à des avocats

Un article écrit par des médecins, pour des médecins
Publié initialement à l'automne 1999 / révisé en mai 2008
IL9930-3-F

Résumé

<p "=""> L'ACPM répond à vos questions en matière de documentation.

Un article d'intérêt pour tous les médecins

L'ACPM reçoit toutes sortes de questions de la part de ses membres. Certaines reviennent fréquemment, tandis que d'autres sortent de l'ordinaire et exigent des consultations avec un conseiller juridique. La majorité d'entre elles font ressortir des renseignements susceptibles d'intéresser les autres membres. Nous partageons ici avec vous certains des enseignements que nous avons appris en répondant à vos questions.

L'ACPM s'est fait demander conseil sur le report sur un tableau synoptique de renseignements tirés des rapports originaux de laboratoire. Ce tableau est conservé dans le dossier pour permettre la consultation rapide de tous les résultats des épreuves de laboratoire subies par les patients. La question soulevée consistait à savoir si on devait garder les rapports originaux une fois que l'information est consignée sur le tableau. L'ACPM recommande de conserver toutes les copies originales des résultats de laboratoire dans le dossier, même si les renseignements sont reportés sur un autre document. En effet, certains organismes de réglementation (Collèges) exigent explicitement la conservation des rapports originaux.

La remise de dossiers médicaux à un avocat

Q : Lorsqu'un avocat en fait la demande, me faut-il lui envoyer le dossier d'un patient?

R : Légalement, vous devez fournir une copie de ce dossier seulement si la demande est accompagnée d'une autorisation écrite portant la date et la signature du patient ou de son représentant légal. Cette autorisation doit mentionner les dossiers que le patient a consenti à diffuser et les personnes à qui les dossiers peuvent être remis. À défaut d'avoir cette autorisation, vous devriez accuser réception de la demande et informer l'avocat que vous ne pourrez y accéder que lorsque vous aurez en main l'autorisation appropriée.

Q : Faut-il envoyer l'original ou une copie?

R : Il faut envoyer une copie. L'original des dossiers vous appartient et ne devrait être remis qu'après consultation avec votre avocat et après en avoir conservé une copie originale intégrale.

Q : Une telle demande signifie-t-elle que je serai impliqué dans une action en justice?

R : C'est une possibilité, mais ce n'est pas nécessairement le cas. L'avocat cherche probablement des renseignements généraux concernant les soins au patient. Il peut s'ensuivre une poursuite en justice et, le cas échéant, il est possible que vous soyez ou non impliqué.

Q : Que faut-il photocopier?

R : Les observations cliniques, les rapports ou les résultats des investigations et les rapports des consultations. Dans le doute—par exemple sur la pertinence d'envoyer les rapports préparés pour une tierce partie comme une compagnie d'assurance—l'ACPM conseille aux membres de communiquer avec elle pour demander conseil avant d'envoyer le dossier.

Q : Puis-je envoyer une facture à l'avocat pour les frais de photocopie?

R : Oui. Vous pouvez vous faire rembourser tous les frais raisonnables d'administration et de photocopie. Certaines associations médicales provinciales et territoriales et certains organismes de réglementation (Collèges) ont des directives que vous pourriez  prendre en considération pour déterminer un montant raisonnable à réclamer.

Par la suite, si l'avocat demande plus de renseignements ou un document légal est envoyé, les membres devraient consulter sans délai l'ACPM pour obtenir son assistance.

 


AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ : Les renseignements publiés dans le présent document sont destinés uniquement à des fins éducatives. Ils ne constituent pas des conseils professionnels spécifiques de nature médicale ou juridique et n'ont pas pour objet d'établir une « norme de diligence » à l'intention des professionnels des soins de santé canadiens. L'emploi des ressources éducatives de l'ACPM est sujet à ce qui précède et à la totalité du Contrat d'utilisation de l'ACPM.