Obligations et responsabilités

Les attentes des médecins en exercice

Échange d’informations par télécopieur : 10 mesures préventives des atteintes à la vie privée

Publié initialement en juillet 2014
W14-008-F

L'envoi accidentel d'une télécopie à une personne qui n'en est pas le destinataire pourrait constituer, pour l'expéditeur, un manquement à l'obligation de protection des renseignements personnels, et avoir des répercussions médico-légales. Selon les experts sur la question, il est plutôt fréquent que des télécopies soient mal acheminées. Les médecins, entre autres, qui ont la garde ou le contrôle des renseignements personnels sur la santé peuvent prendre des mesures pour prévenir les atteintes à la vie privée liées à l'utilisation d'un télécopieur.
 

Télécopies mal acheminées dans le contexte des soins de santé

Les télécopieurs continuent d'être régulièrement utilisés par les professionnels de la santé pour s'échanger des informations sur un patient. Cependant, les incidents signalés font ressortir la problématique soulevée par les télécopies mal acheminées et les atteintes à la vie privée qui en résulte dans le contexte des soins de santé au Canada. L'un des cas d'atteinte les plus graves s'est produit en Saskatchewan où 60 télécopies contenant des renseignements personnels sur la santé, destinés à une clinique médicale et adressées par des médecins, des pharmacies et des organisations de soins de santé, ont été réceptionnées par une entreprise privée non concernée.1 La clinique destinataire des télécopies ayant fermé, son numéro de télécopieur avait été attribué à un nouveau client par la compagnie de téléphone, ce qui est une pratique courante. Le Commissaire à la protection de la vie privée de la province a ouvert une enquête et proposé quelques recommandations qui permettraient d'éviter à l'avenir ce type d'atteinte à la vie privée.

Plusieurs facteurs peuvent conduire à des erreurs dans la transmission de télécopies, à savoir : 

  • des numéros de télécopieur annulés suite au déménagement ou à la fermeture d'un cabinet médical et attribués à d'autres personnes ou entités commerciales;
  • des erreurs de composition manuelle du numéro de télécopieur;
  • des numéros de télécopieurs mal programmés ou périmés conservés dans les systèmes d'information (par ex. le dossier médical électronique);
  • des erreurs de numéros de télécopieurs dans les annuaires médicaux.

La législation sur la protection des renseignements personnels exige généralement que les médecins mettent en œuvre des mesures de protection raisonnables pour protéger les renseignements personnels sur la santé qui sont sous leur contrôle. Lorsqu'une personne reçoit une télécopie par erreur, il lui est recommandé de prendre des mesures raisonnables pour protéger les informations transmises par inadvertance et de signaler l'erreur à l'expéditeur. Lorsqu'un cabinet médical déménage ou ferme, ou lorsque son numéro de télécopieur change pour une raison quelconque, les médecins ont la responsabilité de signaler cette modification de manière adéquate et de mettre à jour leurs coordonnées professionnelles partout où elles apparaissent.
 

Astuces pour atténuer les risques

L'envoi de renseignements personnels par télécopie comporte un risque d'atteinte à la confidentialité. Même lorsque la télécopie est acheminée au bon numéro, une atteinte à la vie privée peut se produire si les renseignements sont consultés par des personnes non autorisées, notamment lorsque la télécopie est laissée sans surveillance dans une pièce commune.

Les médecins doivent envisager d'adopter des modes plus sécuritaires de transmission des renseignements sur les patients, tels que l'envoi par courriel sécurisé utilisant le chiffrement des données, accessible aux seuls utilisateurs autorisés. Si ces modes de transmission ne sont pas disponibles ou dans l'attente de leur mise en œuvre, les pratiques suivantes peuvent aider à atténuer les risques d'atteinte à la vie privée associés à l'envoi de télécopie :2,3

  1. Déléguez la responsabilité de l'envoi et de la réception des télécopies à un employé et assurez-vous que cette personne connaisse ses obligations de protection des renseignements confidentiels et qu'elle ait reçu une formation sur les procédures en la matière.
  2. Programmez les numéros de télécopie les plus fréquemment utilisés. Mettez à jour les numéros dès que des modifications vous sont signalées.
  3. Si possible, téléphonez au destinataire pour confirmer le numéro de télécopie avant de transmettre des informations sensibles.
  4. Utilisez une page de couverture qui vous identifie clairement comme l'expéditeur et qui comporte vos coordonnées, le nom du destinataire, le nombre de pages envoyées ainsi qu'une déclaration de confidentialité.4
  5. Vérifiez le rapport d'envoi du télécopieur pour confirmer que la télécopie a été reçue par le destinataire prévu.
  6. Retirez rapidement tout document du télécopieur.
  7. Informez l'ensemble des personnes de votre répertoire téléphonique en cas de changement ou d'abandon du numéro de télécopie. Mettez à jour la page de couverture, le site web, les en-têtes ou pieds de page du papier destiné à la correspondance administrative, etc. 
  8. Contrôlez l'accès physique aux télécopies et placez le télécopieur dans une pièce sécurisée. En cas d'envoi de télécopie par courriel, assurez-vous que l'ouverture du document est protégée par un mot de passe.
  9. En cas de transmission erronée, communiquez rapidement avec la personne ayant reçu la télécopie et demandez-lui de la détruire de manière sécuritaire (par ex. par déchiquetage). Informez-vous sur l'origine de l'erreur et prenez des mesures correctives appropriées pour éviter que cela ne se reproduise. Communiquez avec l'ACPM pour des conseils sur la manière d'informer le patient concerné ainsi que votre agent de la protection des renseignements personnels, le cas échéant.
  10. En cas d'atteinte à la vie privée, documentez les mesures prises pour atténuer les répercussions liées à cette situation.

Si votre bureau reçoit une télécopie qui ne vous est pas destinée et qui contient des informations sur un patient :

  1. Communiquez avec l'expéditeur pour l'informer de l'incident et participer à assurer la continuité des soins du patient.
  2. Discutez avec l'expéditeur de la meilleure façon de détruire la télécopie. Ne conservez pas de copie de cette télécopie et n'essayez pas de la faire suivre au destinataire initial. Laissez l'expéditeur s'en occuper. 
  3. Envisagez d'en informer l'agent de la protection de la vie privée, le cas échéant.  


Références

 

1 Saskatchewan Information and Privacy Commissioner. « Report on systemic issues with faxing personal health information », 23 novembre 2010. Consulté le 4 février 2014 à l'adresse : http://www.oipc.sk.ca/What's%20New/FINAL-%20Report%20on%20Misdirected%20Faxes%20-%20NOV%2023,%202010.pdf

2 Saskatchewan Information and Privacy Commissioner, « Checklists for Trustees: Misdirected Faxes ».  3 octobre 2013. Consulté le 11 février 2014 à l'adresse : http://www.oipc.sk.ca/Resources/Checklists%20for%20Trustees%20-%20MISDIRECTED%20FAXES%20-%20October%203,%202013.pdf

3 Saskatchewan Information and Privacy Commissioner, « Faxing Personal Information and Personal Health Information ». Consulté le 11 février 2014 à l'adresse : http://www.oipc.sk.ca/What's%20New/Faxing%20PI%20and%20PHI%20Guidelines%20-%20June%204%202009%20-%20FINAL.pdf

4 Exemple de déclaration de confidentialité : « Cette télécopie, et toute pièce jointe, est réservée au seul usage de son ou ses destinataire(s) et peut contenir des renseignements protégés et confidentiels. Toute consultation, utilisation, divulgation ou distribution non autorisée est interdite. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, veuillez en informer l'expéditeur par courriel et détruire toutes les copies du document original. »


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