Obligations et responsabilités

Les attentes des médecins en exercice

Systèmes de dossiers électroniques : prudence!

Publié initialement en décembre 2017
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Les dossiers électroniques font dorénavant partie de la pratique clinique moderne et constituent l’une des principales causes de stress chez les médecins.1 Plus ces systèmes évoluent, plus ils offrent de nouvelles fonctions pour soutenir les soins et en améliorer la sécurité. Néanmoins, s’ils ne sont pas conçus, mis en œuvre ou utilisés adéquatement, les dossiers médicaux électroniques (DMÉ) et les dossiers de santé électroniques (DSÉ) peuvent nuire aux soins prodigués aux patients, et accroître les risques médico-légaux, de façons parfois inattendues.

L’ACPM a analysé ses dossiers médico-légaux2 conclus entre 2012 et 2016, impliquant des DMÉ ou des DSÉ. Les principaux enjeux cernés soulignent l’importance des mesures suivantes :

  • Mettre en œuvre les systèmes de dossiers électroniques de façon adéquate (fonctions activées et utilisées de façon optimale, et procédés de soutien mis en place)
  • Vérifier l’exactitude des données lorsque l’on utilise un système de dossiers électroniques
  • S’assurer que l’utilisation de ces technologies ne nuit pas à la relation médecin-patient.

DMÉ ou DSÉ?

Un dossier médical électronique (DMÉ) est une version électronique du dossier papier utilisé pour consigner les données sur les patients. Il peut s’agir d’un simple système en cabinet ou d’un dossier partagé qui relie des professionnels de la santé dans le cadre d’un réseau. Un dossier de santé électronique (DSÉ) est géré par un hôpital, une autorité régionale en matière de santé ou un gouvernement provincial ou territorial et comporte en général un échantillon plus important de données issues de nombreuses sources. Il est habituellement consulté par plusieurs parties autorisées dans un certain nombre de lieux de soins3.

Mise en œuvre et optimisation des systèmes de dossiers électroniques

Le diagnostic d’une grave anomalie cardiaque fœtale est différé, car l’obstétricienne-gynécologue n’a pu consulter les résultats (et les recommandations de suivi connexes) de l’échographie morphologique à 18 semaines de grossesse. Ce retard s’explique par le fait que le rapport n’a été ni signalé ni versé dans la section prévue du système de DMÉ récemment mis en place dans le cabinet de cette obstétricienne-gynécologue.

Le service d’imagerie d’un hôpital découvre que près de 100 rapports n’ont pas été téléversés dans le système informatique et n’ont pas été transmis aux médecins prescripteurs pendant la période de mise à jour du système de DSÉ.

La pratique d’un médecin de famille fait l’objet d’une surveillance et d’une évaluation, à la suite de la réception de multiples plaintes de patients, par l’organisme de réglementation de la médecine (Collège). Ces plaintes sont attribuables au fait que le système de DMÉ du médecin ne transmet pas correctement les dossiers d’immunisation au système de santé publique.

Dans les dossiers de l’ACPM où des résultats ont été égarés dans un système de dossiers papier, les experts indiquent souvent qu’un DMÉ permet de prévenir de telles erreurs. Bien que les dossiers électroniques puissent faciliter la gestion des résultats d’examen, les diagnostics peuvent tout de même être différés lorsque les systèmes ne sont pas adéquatement mis en œuvre ou optimisés.

Dans l’analyse de l’ACPM, certains dossiers mettaient en cause des diagnostics manqués ou différés attribuables à des défaillances des systèmes de dossiers électroniques. Ces systèmes avaient en fait empêché les utilisateurs de s’apercevoir qu’un rapport de consultant ou un résultat d’examen n’avait pas été reçu ou analysé par le médecin prescripteur. Ils ont alors flanché parce que d’importantes fonctions du DMÉ ou du DSÉ n’étaient pas accessibles ou installées, ne fonctionnaient pas ou avaient été contournées.

La présence de notes partielles ou illisibles (p. ex. note manuscrite numérisée) dans le dossier constitue un autre problème courant, qui pourrait être attribuable à des difficultés à saisir, dans le dossier, les données issues de l’entretien avec le patient (ou provenant d’autres sources) en raison d’une intégration déficiente avec différents systèmes.

Pour minimiser les risques, portez attention aux caractéristiques et aux fonctions suivantes au moment d’acheter, de mettre en œuvre ou d’apprendre à connaître un nouveau système :

  • Interface – Est-il facile de saisir ou de passer en revue des données? Pouvez-vous localiser les dernières entrées et les résultats les plus récents?
  • Listes déroulantes – Sont-elles exhaustives? Ces listes peuvent-elles être adaptées pour minimiser les risques d’erreur?
  • Notifications du système – Les utilisateurs peuvent-ils créer des alertes et des marqueurs?
  • Interopérabilité – Le DMÉ ou le DSÉ peut-il s’intégrer à d’autres systèmes électroniques pour faciliter la réception de données et le suivi? Si l’utilisation d’un système hybride papier-électronique est nécessaire pour certaines fonctions, quels procédés peuvent être conçus pour minimiser les erreurs dans le transfert des données?
  • Pistes de vérification – Les exigences des règlements qui traitent de la fonctionnalité des pistes de vérification sont-elles respectées? Pouvez-vous facilement imprimer un exemplaire du dossier, en tout ou en partie, si un patient vous en fait la demande?

Il est également important de planifier la transition d’un système papier à un système électronique. Songez aux façons de prévenir les retards dans le suivi des résultats d’examen ou la perte de données pendant la mise en œuvre, la mise à jour ou le transfert d’un système de dossiers.

Utilisation de dossiers électroniques : Vérification de l’exactitude

Une patiente atteinte de polyarthrite rhumatoïde se voit prescrire 7 fois sa dose hebdomadaire régulière de méthotrexate lorsque son médecin de famille utilise par inadvertance une posologie « q.d. », soit la valeur qui apparaît par défaut dans son nouveau système de DMÉ, plutôt que de modifier le dossier de façon à ce que la posologie hebdomadaire y apparaisse.

Un patient contracte une infection à C. difficile après avoir reçu une antibiothérapie inadéquate pour le traitement d’une sinusite. On découvre que le système de DMÉ du médecin de famille a transmis la mauvaise ordonnance à la pharmacie au nom du patient, lequel a donc reçu le plan de soins pharmaceutiques d’un autre patient.

Ces situations illustrent que l’utilisation des fonctions automatisées d’un dossier électronique n’écarte pas les risques attribuables à l’erreur humaine. En fait, l’automatisation peut faciliter ces types d’erreurs. Elle peut, par exemple, occasionner des erreurs de prescription lorsque les listes déroulantes contiennent des ordonnances échues, que des champs de posologie préremplis indiquent des doses destinées aux adultes plutôt qu’aux enfants, et que les valeurs par défaut quant à la fréquence d’administration ne conviennent pas à certains patients. Les DMÉ peuvent également faciliter la perpétuation d’une erreur, comme la transmission à la pharmacie du renouvellement erroné d’une ordonnance.

Plusieurs stratégies pourraient minimiser les risques attribuables à l’automatisation. Songez à passer en revue et à modifier toutes les valeurs par défaut, et à mettre en œuvre un processus ou un mécanisme d’examen et d’approbation des ordonnances transmises par le système de DMÉ. Soyez prudents au moment d’utiliser des modèles et des fonctions de préremplissage des champs, en vous assurant de ne consigner que les données issues de la consultation et d’éliminer toutes les données superflues qui apparaissent par défaut. Dans la mesure du possible, limitez le préremplissage des champs. Dans un certain nombre de dossiers liés à des plaintes auprès des Collèges, les experts ont critiqué les notes ne contenant que du texte prérempli ou « copié-collé » qui ne reflétaient pas les éléments réellement abordés au cours de la consultation.

Technologies et relation médecin-patient

Dans 12 des dossiers analysés, les patients se sont plaints de la communication ou du comportement non professionnel des médecins lorsqu’un ordinateur était utilisé pendant la consultation. Ces patients estimaient que les médecins étaient distraits ou qu’ils manquaient de compassion ou d’empathie lorsqu’ils interagissaient avec leur ordinateur.

Pour mieux intégrer la technologie à vos consultations, songez à modifier la disposition de votre bureau de façon à faciliter le contact visuel avec les patients pendant l’utilisation de l’ordinateur.

En bref

Trois mesures qui peuvent vous aider à améliorer les soins aux patients et tirer le maximum des systèmes de dossiers électroniques :

  • Apprenez à optimiser votre utilisation du système de dossiers électroniques et de ses fonctions, et songez à la façon dont ce système pourrait soutenir ou affecter les soins.
  • Créez des processus pour optimiser les fonctions et minimiser les risques.
  • Songez aux effets de l’utilisation d’un DMÉ et de la disposition des appareils nécessaires sur vos interactions avec les patients.




Références

  1. Friedberg M, Chen P, Van Busum K, Aunon F, Pham C, Caloyeras J, Mattke S, Pitchforth E, Ingram Quigley D, Brook R, Crosson J, Tutty M. Factors Affecting Physician Professional Satisfaction and Their Implications for Patient Care, Health Systems, and Health Policy. Santa Monica (CA): RAND Corporation; 2013 [cité le 12 septembre 2017].
  2. Actions en justice, plaintes auprès des organismes de réglementation (Collèges) et problèmes intrahospitaliers.
  3. L’Association canadienne de protection médicale [En ligne]. Guide sur les dossiers médicaux électroniques. Ottawa (ON) : ACPM; 2014 [cité le 11 novembre 2017]. Disponible : https://www.cmpa-acpm.ca/static-assets/pdf/advice-and-publications/handbooks/com_electronic_records_handbook-f.pdf

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