Politique sur la protection de la vie privée

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L'ACPM et la protection des renseignements personnels

À l'Association canadienne de protection médicale (ACPM), nous comprenons l'importance de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. L'ACPM et ses filiales1 attachent la plus grande importance à la protection de la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont confiés, et s'efforcent de respecter toutes les exigences juridiques et réglementaires.

La présente politique remplit également les exigences de la Loi canadienne antipourriel (LCAP) visant à garantir qu'avant tout envoi d'une communication électronique assujettie à cette loi, un consentement approprié a été obtenu et les mécanismes de désabonnement prescrits sont disponibles et facilement utilisables.

Cette politique sur la protection de la vie privée régit les renseignements personnels recueillis par l'ACPM auprès de particuliers ou à leur sujet. Comme le souligne la présente politique, l'ACPM recueille, utilise et communique des renseignements pour connaître les besoins médico-légaux de ses membres, fournir des services médico-légaux, et offrir à ses membres des solutions de gestion ou d'atténuation des risques et d'autres solutions reliées à la pratique. L'ACPM recueille, utilise et communique aussi des renseignements personnels pour répondre aux demandes qu'elle reçoit de particuliers qui ne font pas partie de ses membres. L'ACPM recueille, utilise et communique des renseignements personnels, y compris les coordonnées électroniques, pour des motifs conformes à ces fins, ou dans la mesure autorisée ou prescrite par la loi. Les renseignements personnels sont conservés en toute sûreté le temps nécessaire pour remplir leur fonction. Sauf dans des circonstances limitées, vous avez un droit d'accès aux renseignements qui ont été recueillis à votre sujet, pendant une période raisonnable, en conformité avec les lois en vigueur.

L'ACPM examinera et révisera de temps à autre ses pratiques relatives à la protection de la vie privée ainsi que la présente politique. Les modifications à la politique s'appliqueront aux renseignements recueillis à compter de la date d'entrée en vigueur de la politique révisée, ainsi qu'à tous les renseignements détenus par l'ACPM au moment de la modification. Les mises à jour de cette politique sur la protection de la vie privée seront publiées sur notre site web. Le rappel annuel sur la facturation des membres contiendra un rappel de notre politique sur la protection de la vie privée et de ses mises à jour. Pour toute question ou préoccupation, n'hésitez pas à communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de l'ACPM.

Les renseignements personnels recueillis par le site web de l'ACPM sont assujettis à l'énoncé de confidentialité de l'ACPM pour son site web et pour sa section réservée aux membres, et cet énoncé est intégré par renvoi à la présente politique sur la protection de la vie privée.

Collecte et utilisation de renseignements personnels

L'ACPM recueille des renseignements personnels uniquement pour s'acquitter de son mandat, qui comporte les activités suivantes :

  • le traitement des demandes et la confirmation de l'admissibilité à l'adhésion à l'ACPM;
  • la communication avec les membres;
  • les réponses aux demandes d'assistance émanant des membres;
  • l'assistance aux membres sur les questions médico-légales, en matière de gestion et d'atténuation des risques, et d'autres solutions reliées à la pratique;
  • l'inscription des membres aux activités éducatives parrainées par l'ACPM;
  • l'élaboration et l'application de solutions liées à la pratique et d'analytique des risques;
  • des services de soutien aux membres en ce qui concerne les programmes provinciaux ou territoriaux de remboursement, les tiers payeurs (p. ex., les groupes qui versent une cotisation pour le compte d'un membre), ainsi que les organismes provinciaux ou territoriaux de réglementation de la médecine (Collèges);
  • la facilitation du recours au système national d'identification des médecins, soit au numéro d'identification médicale du Canada (NIMC);
  • des sondages sur les services, programmes éducatifs, stratégies de gestion et d'atténuation des risques, et d'autres solutions reliées à la pratique;
  • la communication de renseignements sur les services offerts par l'ACPM et ses filiales, ainsi que par d'autres fournisseurs de services;
  • des réponses aux demandes venant de particuliers qui ne sont pas membres de l'ACPM;
  • le respect des exigences de la loi ou des règlements.

En général, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès du particulier. L'ACPM utilise les renseignements personnels uniquement à ces fins ou pour les usages qui en découlent.

Nous considérons comme des « renseignements personnels » les renseignements enregistrés sous quelque forme que ce soit, concernant une personne dont l'identité est connue, ou que ces renseignements permettent d'identifier. Lorsque vous donnez des renseignements personnels à l'ACPM, vous consentez à ce qu'elle les recueille, les utilise et les communique selon les modalités de la présente politique. En aucun cas, l'ACPM et ses filiales ne vendent, n'échangent ou ne troquent des renseignements personnels, ni ne les communiquent pour contrepartie. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement. Par contre, si vous ne nous autorisez pas à recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, nous pourrions être empêchés de vous offrir les services demandés.

Dans la mesure où toute communication de l'ACPM ou de ses filiales se qualifie comme « message électronique commercial » aux termes de la LCAP, le message sera envoyé uniquement si le consentement approprié a été donné, et si un mécanisme de désabonnement est facilement accessible. Le terme « message électronique commercial » est défini par la LCAP, et désigne un message électronique (courriel, messagerie instantanée, messagerie texte) qui offre d'acheter, de vendre, de troquer ou de louer un produit, un bien ou un service, ou qui offre une occasion d'affaires, ou qui fait la publicité ou la promotion de l'une quelconque de ces possibilités. Vous pouvez en tout temps vous désabonner et ne recevoir aucun autre message électronique de la part de l'ACPM ou de ses filiales.

Communication de vos renseignements personnels

En général, l'ACPM communiquera vos renseignements personnels uniquement pour une fin conforme à la présente politique de confidentialité.

Confirmation de l'adhésion

L'ACPM peut communiquer des renseignements personnels afin de confirmer ou d'appuyer votre adhésion à l'intention de tiers, par exemple :

  • les associations médicales et les gouvernements provinciaux ou territoriaux chargés d'administrer les programmes de remboursement des cotisations à l'ACPM;
  • les Collèges auprès desquels vous êtes inscrits;
  • les hôpitaux, universités, cliniques et tiers payeurs (c. à d. les groupes qui versent une cotisation pour le compte d'un membre) avec lesquels vous travaillez;
  • le numéro d'identification médicale du Canada (NIMC).

L'Association fournira aussi, à votre demande et selon vos directives, des renseignements à d'autres organisations avec lesquelles vous avez des contacts dans vos activités professionnelles et qui ont un intérêt légitime à confirmer votre adhésion à l'ACPM. Lorsque l'ACPM confirme ou appuie votre adhésion à l'intention de tiers, les renseignements médico-légaux ne sont pas communiqués. Pour obtenir la liste des associations médicales, des gouvernements provinciaux et territoriaux et des Collèges avec lesquels l'ACPM échange des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec l'ACPM ou visiter son site web. L'ACPM communiquera des renseignements personnels à des organismes uniquement lorsque ceux-ci s'engagent à les protéger par les moyens appropriés, et à les utiliser pendant la seule durée prévue, exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis.

Communication de renseignements à des filiales de l'ACPM

L'ACPM peut partager des renseignements personnels avec ses filiales, comme votre adresse postale, vos coordonnées et vos caractéristiques démographiques, dans le but de vous offrir des services particuliers pouvant vous être bénéfiques. L'ACPM peut également partager des renseignements avec ses filiales pour confirmer votre adhésion à l'ACPM ou pour faire la mise à jour de certaines coordonnées. Par exemple, si en tant que membre de l'ACPM et client d'une de ses filiales, vous nous avisez d'un changement d'adresse, cette donnée sera modifiée pour les deux organismes. L'ACPM ne communique pas à ses filiales les renseignements personnels médico-légaux de ses membres, sauf avec leur autorisation explicite.

Communication de renseignements sans consentement

L'ACPM peut communiquer des renseignements personnels sans consentement dans certaines circonstances particulières. Constituent de telles circonstances les cas où l'ACPM :

  • y est obligée par la loi ou par une ordonnance d'un tribunal;
  • a des motifs raisonnables de croire que cette communication est nécessaire pour protéger la sécurité d'une personne ou d'un groupe identifiable;
  • juge que cette communication est nécessaire pour établir ou percevoir des cotisations;
  • juge que cette communication est nécessaire pour offrir des services approuvés, pour se prévaloir de recours existants (y compris au moyen de procédures civiles ou pénales), ou pour limiter tout préjudice auquel elle peut être exposée;
  • est d'avis que les renseignements relèvent du domaine public.

Le cas échéant, l'ACPM ne communique que les renseignements strictement nécessaires.

L'ACPM communique les renseignements personnels de ses anciens membres uniquement en conformité avec la présente politique de confidentialité. L'ACPM se réserve le droit d'utiliser des renseignements non identificatoires de toutes les façons éthiques qu'elle jugera appropriées.

Exactitude et conservation

L'ACPM s'efforce de veiller à ce que les renseignements personnels en sa possession soient exacts, à jour et complets. Les renseignements contenus dans les dossiers qui ont été fermés ne sont ni mis à jour ni entretenus de façon active. L'ACPM conserve généralement les renseignements personnels aussi longtemps qu'elle l'estime nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Une fois ces fins atteintes, l'ACPM détruit les renseignements en toute sécurité et de manière à protéger la confidentialité de la personne concernée. La politique de conservation de l'ACPM fait régulièrement l'objet de révisions et de mise à jour.

Protection des renseignements personnels

L'ACPM veille à la sécurité de ses locaux et de ses systèmes de stockage des renseignements, à la fois sur les plans matériel, technique et procédural, afin d'empêcher l'accès non autorisé aux renseignements personnels qu'elle détient, ou leur perte, ou toute utilisation abusive, consultation, communication ou modification de ces renseignements personnels. Cet engagement s'applique également à l'élimination ou la destruction des renseignements personnels.

Parmi ces précautions, l'ACPM limite l'accès aux renseignements personnels à ses employés et aux fournisseurs externes qui, selon elle et aux termes d'ententes de confidentialité appropriées, doivent connaître ces renseignements pour qu'elle puisse fournir ses services. L'ACPM considère l'utilisation abusive des renseignements personnels par un employé comme une grave infraction passible de mesures disciplinaires. L'ACPM est également disposée à prendre les mesures appropriées pour appliquer les dispositions des ententes de confidentialité conclues avec des parties externes.

L'ACPM peut faire appel à des collaborateurs externes situés aux États-Unis ou dans d'autres pays. Par conséquent, certains renseignements personnels peuvent être conservés dans d'autres pays où les lois en matière de protection des renseignements personnels peuvent être différentes de celles du Canada. Ces renseignements pourraient donc être accessibles aux organismes d'application de la loi de ces pays.

L'ACPM révise ses procédures et mesures de sécurité en fonction des besoins, pour s'assurer de leur efficacité et de leur pertinence. Elle prend des précautions raisonnables pour s'assurer que les fournisseur de services respectent les normes reconnues de sécurité de l'information.

Accès aux renseignements personnels

L'ACPM s'efforce de donner accès aux renseignements personnels en conformité avec les lois applicables. L'ACPM peut refuser de donner accès à des renseignements personnels en conformité avec les lois existantes. Elle fournit des renseignements tirés de ses dossiers dans une forme facile à comprendre et s'efforce aussi d'expliquer les codes et abréviations utilisés. Lorsque c'est possible, l'ACPM fournira aussi une liste des organisations pouvant avoir reçu de tels renseignements.

Des frais raisonnables pourraient être exigés de l'auteur de la demande (p. ex., photocopies, frais de poste).

L'ACPM se réserve le droit de refuser l'accès à des renseignements personnels dans les cas où les renseignements demandés :

  • contiendraient des renseignements personnels de tiers;
  • révéleraient des renseignements commerciaux confidentiels;
  • pourraient vraisemblablement causer un préjudice grave à une personne;
  • pourraient nuire ou faire obstacle à l'exécution de la loi ou aux fonctions d'enquête ou de réglementation d'un organisme légalement habilité à exercer ces fonctions;
  • ont été générés au cours d'un processus officiel de résolution de différend;
  • sont protégés par le privilège avocat-client ou le privilège relatif aux litiges, ou sont assujettis au secret professionnel;
  • ne sont pas facilement accessibles, et le fardeau ou les frais qui découleraient de leur fourniture seraient démesurés par rapport à leur nature ou à leur valeur.
  • n'existent pas, ou l'ACPM ne les détient pas ou ne peut les retracer;
  • ne peuvent être communiqués pour tout autre motif prévu par des lois applicables.

Le cas échéant, l'Association informe l'auteur de la demande des motifs de son refus.

L'ACPM ne donnera pas suite à des demandes d'accès répétitives ou vexatoires. Pour caractériser une telle demande, elle tiendra compte de facteurs comme la fréquence de mise à jour des renseignements, de leur nature et des fins auxquelles ils sont utilisés. Avant de donner accès à des renseignements personnels ou d'accepter de les modifier, l'ACPM peut exiger des précisions suffisantes pour lui permettre de confirmer l'identité du demandeur et de contrer ainsi les demandes d'accès frauduleuses.

Préoccupations en matière de protection de la vie privée

Si vous avez des questions au sujet de la collecte, de l'utilisation ou de la communication de renseignements personnels par l'ACPM, ou de l'accès à ceux-ci, ou encore sur les procédures de la LCAP à son égard, visitez notre site web ou communiquez avec nous :

Téléphone : 1-800-267-6522 ou 1-613-725-2000

Courriel : privacyofficer@cmpa.org

En ligne: Communiquer avec nous

Adresse : C.P. 8225, succursale T, Ottawa (Ontario) K1G 3H7


  1. Sauf indication contraire, les références à l'ACPM désignent à la fois l'Association et ses filiales.