Accueil À propos de l’ACPM Gouvernance À propos de la gouvernance de l’ACPM Mandat du Conseil - Mandat des membres du Conseil

Mandat du Conseil - Mandat des membres du Conseil

Le document Mandat du Conseil – Mandat des membres du Conseil établit la façon dont le Conseil s’organise et se conduit pour s’acquitter de ses responsabilités, et décrit les responsabilités des membres du Conseil.

Mandat du Conseil

I. Objet

  1. Le Règlement stipule que « le Conseil a la responsabilité de gérer et de superviser les affaires et les activités de l’Association. » Concrètement, cette fonction signifie que le Conseil assume la responsabilité de superviser la conduite des activités de l’Association, ainsi que de guider la haute direction à laquelle le Conseil délègue la responsabilité de mener les affaires courantes.
  2. La principale responsabilité du Conseil est de favoriser, grâce à une saine gouvernance, la réussite à long terme de l’Association conformément à son Plan stratégique et aux responsabilités du Conseil envers les membres.
  3. Le Conseil est établi et doit agir conformément à l’article 4 du Règlement.

II. Composition

  1. Le Conseil se compose d’au moins vingt-cinq (25) membres et d’au plus trente-cinq (35) membres élus selon les modalités prévues par le Règlement. Un poste au Conseil doit être occupé par un membre inscrit dans un programme de résidence au Canada. Les membres ne doivent pas nécessairement exercer en milieu clinique pour faire partie du Conseil de l’ACPM.
  2. Le Conseil nomme une personne pour présider ses réunions; la présidence de l’Association peut assumer la présidence des réunions, bien que ce ne soit pas toujours le cas. Au besoin, en l’absence de la personne nommée à la présidence, un des membres du Conseil présents est choisi pour présider la réunion. Le cas échéant, en l’absence de la présidence, la 1re vice-présidence, ou la 2e vice-présidence en l’absence de cette dernière, présidera la réunion.

III. Obligations juridiques générales du Conseil

  1. L’Association canadienne de protection médicale est incorporée en vertu d’une loi la constituant en corporation. D’autres obligations juridiques sont imposées aux membres du Conseil par effet de la loi. Elles comportent, sans s’y limiter, les lois concernant l’emploi, l’environnement, la protection de la vie privée et la communication de l’information financière, ainsi que les dispositions relatives aux retenues prévues dans les lois sur l’impôt.
  2. Conformément à l’article 8.01 du Règlement, les membres du Conseil doivent s’acquitter d’une obligation fiduciaire1 envers l’Association d’exercer les pouvoirs et les fonctions de leur poste :
    1. honnêtement, de bonne foi et dans l’intérêt véritable de l’Association;
    2. doivent faire preuve de l’attention, de la diligence et de l’habileté dont une personne raisonnablement prudente ferait preuve dans des circonstances analogues.

IV. Pouvoirs et responsabilités

  1. Délégation et gouvernance

    Conformément au Règlement de l’Association et à la Loi constituant en corporation l’Association canadienne de protection médicale, le Conseil procède en constituant des comités, en sollicitant leurs conseils et en déléguant certains de ses pouvoirs à tout membre du Conseil, à l’un des comités du Conseil ou à la direction générale.

    Le Conseil demeure responsable de ce qui suit :

    1. Élire et nommer une personne à la présidence de l’Association, la présidence du Conseil (si ce n’est pas la présidence de l’Association), ainsi que les titulaires des postes supérieurs de gouvernance.
    2. Constituer les comités du Conseil, déterminer leur composition et définir leur mandat.
    3. Participer aux systèmes approuvés par le Conseil visant à évaluer l’efficacité du Conseil dans son ensemble, de ses comités et de la contribution des membres du Conseil.
    4. S’assurer que les pratiques de l’Association en matière de gouvernance répondent aux besoins de l’Association et de ses membres.
    5. Annuler l’adhésion à l’ACPM conformément à l’article 2 du Règlement.
    6. Considérer toute affaire portée à son attention par la direction générale concernant une demande d’admission à titre de membre, conformément à l’article 2 du Règlement.
    7. Désigner les personnes qui détiendront l’autorité de valider des instruments tels les actes, transferts, cessions, contrats, obligations, certificats, autres documents et instruments qui exigent que le sceau de l’Association y soit apposé.

  2. Sélection des membres de la haute direction

    Le Conseil assume les responsabilités suivantes :

    1. Nommer et remplacer la direction générale, ainsi que surveiller et évaluer son rendement.
    2. Approuver la rémunération de la direction générale.
    3. Fournir des conseils et des avis à la direction générale dans l’exécution de ses fonctions.
    4. Se fondant sur les conseils de la direction générale et les recommandations du Comité des ressources humaines et de la rémunération, approuver les échelles de rémunération du personnel.
    5. Passer en revue chaque année le plan de la direction générale pour la haute direction2, y compris les plans de perfectionnement particuliers et de la planification de carrière.

  3. Détermination de la stratégie

    Le Conseil assume les responsabilités suivantes :

    1. S’assurer de l’établissement d’un processus de planification stratégique dirigé par la haute direction et comportant la participation active du Conseil.
    2. Revoir périodiquement la mission, la vision et le plan stratégique de l’Association et les approuver.
    3. Assumer l’exécution de tous les éléments de la fonction de gouvernance en matière de risque, en déléguant des responsabilités au besoin, et en être redevable. Pour s’acquitter de cette responsabilité, le Conseil doit :
      • examiner et, au moins une fois l’an, approuver le rapport d’évaluation du risque organisationnel préparé par la direction;
      • déterminer, s’il y a lieu et selon les exigences, l’appétence au risque et la tolérance au risque;
      • assurer une orientation du risque à l’appui de la gestion des enjeux en s’appuyant sur les rapports d’évaluation globale des risques fournis par le Comité directeur;
      • assurer la surveillance de la gestion du risque en veillant tout particulièrement à ce que le risque accepté concorde avec les résultats de rendement prévus;
      • remplir la fonction de gouvernance en matière de gestion des risques, y compris, mais sans s’y limiter, l’obligation d’assurer une planification de la relève appropriée pour le Conseil. Le Conseil doit également veiller à ce que les membres demeurent au fait des pratiques exemplaires liées à la gouvernance en matière de risque;
      • surveiller les risques stratégiques clés.
    4. Maintenir l’intégrité financière de l’Association en assurant un financement suffisant à long terme pour mettre en œuvre la mission, la vision et le plan stratégique. Pour s’acquitter de cette responsabilité, le Conseil doit :
      • revoir périodiquement le modèle de financement de l’ACPM et l’approuver;
      • revoir tous les ans la cotisation globale requise, en fonction du code de travail et de la région, puis l’approuver;
      • établir le budget de risque en fonction duquel les actifs du portefeuille de l’Association, réservés au paiement des compensations financières, seront placés et en assurer la surveillance;
      • approuver l’Énoncé des principes et des objectifs de placement.
    5. Protéger les ressources de l’Association en approuvant le plan opérationnel et le budget de financement annuels, y compris les budgets d’investissement ainsi que les nouveaux projets d’importance.

  4. Surveillance

    Le Conseil assume les responsabilités suivantes :

    1. Surveiller les progrès de l’Association par rapport aux objectifs fixés dans le Plan stratégique, au modèle de financement, au plan opérationnel et au budget de fonctionnement annuels y compris les budgets d’investissement, ainsi que revoir et adapter l’orientation suivie par la haute direction à la lumière de l’évolution des circonstances.
    2. Identifier les principaux risques dans les activités de l’Association et prendre toutes les mesures raisonnables pour la mise en œuvre de systèmes appropriés pour les gérer.
    3. Mandater la haute direction pour veiller à la mise en place des systèmes nécessaires afin d’assurer la mise en œuvre et l’intégrité des systèmes de contrôle financier interne et d’information de gestion de l’Association.

  5. Politiques de l’Association

    Le Conseil assume les responsabilités suivantes :

    1. Approuver les politiques pertinentes de l’Association et veiller à leur respect.
    2. Mandater la haute direction pour mettre en œuvre des procédures et des systèmes conçus pour veiller à ce que :
      • l’Association mène en tout temps ses activités conformément aux lois et aux règlements applicables, ainsi qu’au Règlement de l’ACPM;
      • l’Association ne subit aucun préjudice en raison de conflits d’intérêts réels ou perçus;
      • l’Association mène en tout temps ses activités conformément aux normes morales et éthiques les plus rigoureuses;
    3. Reconsidérer une décision prise par le Comité de révision des dossiers et (ou) le Comité directeur à l’égard d’une demande d’assistance, à la demande d’un membre ou d’un comité du Conseil, présentée à l’ACPM aux termes de l’article 6 du Règlement.

  6. Responsabilisation, présentation d’information financière et communications de l’Association

    Le Conseil assume les responsabilités suivantes :

    1. Veiller à ce que le rendement financier de l’Association soit communiqué adéquatement et sans retard aux membres.
    2. Veiller à ce que les résultats financiers soient communiqués fidèlement et conformément aux principes comptables généralement reconnus.
    3. Veiller à la communication, en temps opportun, de tout fait nouveau ayant des répercussions importantes et concrètes sur le rendement de l’Association et conformément aux exigences prévues par la loi.
    4. Veiller à la production annuelle d’un rapport à l’intention des membres sur la conduite des affaires du Conseil durant l’exercice précédent (le Rapport annuel).
    5. Veiller à ce que l’Association dispose d’un programme de communications qui lui permette de communiquer efficacement avec ses membres et ses partenaires.

  7. Régimes de retraite

    Conformément aux dispositions de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario, l’ACPM administre les régimes de retraite suivants :

    • le régime de retraite du personnel de l’ACPM;
    • le régime de retraite supplémentaire du personnel de l’ACPM.

    Pour pouvoir mener à bien leur mandat associé aux régimes de retraite, les membres du Conseil doivent assumer leur responsabilité fiduciaire envers les participants de ces régimes. Pour s’acquitter de leurs responsabilités associées à l’administration des régimes de retraite, les membres du Conseil doivent démontrer le degré de prudence, de diligence et de compétence qu’une personne normalement avisée aurait exercée pour gérer le bien d’autrui. De plus, chaque membre du Conseil doit avoir recours à toutes les connaissances et compétences qu’elle ou il possède ou devrait posséder en raison de sa profession, de ses affaires ou de sa vocation.

    Après avoir passé en revue les recommandations du Comité des régimes de retraite, le Conseil a la responsabilité d’examiner et d’approuver les éléments suivants :

    1. Conception et documentation des régimes
      • conception des régimes de retraite;
      • textes explicatifs des régimes et modifications de fond3 de ces textes;
    2. Structure et processus de gouvernance des régimes
      • structure de gouvernance et mandat des régimes de retraite;
      • politique en matière de gestion stratégique du risque pour les régimes de retraite;
      • nomination annuelle de l’auditeur des régimes de retraite;
    3. Financement des régimes
      • politique de financement (assujettie aux exigences réglementaires et aux normes professionnelles en actuariat pour les régimes de retraite);
      • financement de déficits à l’aide de paiements forfaitaires ou financement à l’intérieur de la période réglementaire;
      • énoncé des principes et des objectifs de placement pour les régimes de retraite.

V. Procédures

Le Conseil se conforme généralement à toutes les lignes directrices et procédures énoncées dans le Règlement et la section des « Lignes directrices administratives du Conseil » du Manuel de gouvernance du Conseil de l’ACPM.

VI. Réunions et activités

  1. Le Conseil se réunit en général quatre (4) fois par année et peut tenir des réunions spéciales au besoin.
  2. Le Conseil tient une réunion dans les cinq (5) jours suivant toute assemblée annuelle des membres, dans le but d’organiser les comités et d’en élire les membres.
  3. Le Conseil se réunit à la demande de la direction générale lorsque celle-ci en a reçu la demande ou l’autorisation de la présidence de l’Association, de la présidence du Conseil si celle-ci n’est pas la présidence de l’Association, ou de douze (12) membres du Conseil, conformément aux dispositions du Règlement concernant la convocation des réunions. La convocation à une réunion du Conseil peut être annulée à la demande d’une majorité des membres du Conseil ou sur décision de la présidence de l’Association ou de la présidence du Conseil si celle-ci n’est pas la présidence de l’Association.

Mandat des membres du Conseil

I. Rôle et obligations

  1. Les membres du Conseil seront responsables de l’administration de l’Association et exerceront leurs fonctions conformément au Règlement et au Manuel de gouvernance de l’ACPM.
  2. Chaque membre du Conseil doit satisfaire aux exigences juridiques d’un membre du Conseil et s’acquitter des obligations juridiques qui lui incombent à ce titre; chaque membre du Conseil doit également avoir une compréhension approfondie des rôles juridiques qui lui incombent en vertu notamment de la législation et du droit en matière d’obligations fiduciaires. Ces obligations tirent leurs sources à la fois de la common law et des lois régissant les sociétés, telle la Loi canadienne sur les sociétés par actions. En agissant pour le compte de l’Association, les membres du Conseil ont le devoir de faire preuve de diligence raisonnable, de loyauté et de prudence.
  3. D’une façon générale, les obligations suivantes envers l’ACPM incombent aux membres du Conseil :
    1. agir honnêtement et de bonne foi;
    2. agir dans l’intérêt véritable de l’ACPM en toute circonstance;
    3. faire preuve de l’attention, de la diligence et de l’habileté dont une personne raisonnablement prudente ferait preuve dans des circonstances analogues;
    4. exercer comme il se doit les pouvoirs qui leur ont été conférés;
    5. éviter les conflits d’intérêts;
    6. ne pas entraver l’exercice futur des pouvoirs des membres du Conseil;
    7. éviter que l’ACPM procède à des distributions ou à des paiements inappropriés.
  4. Les membres du Conseil accorderont la préséance aux intérêts de l’Association par rapport à leurs intérêts personnels et à ceux des électeurs ou des représentants tout en s’assurant que les besoins de l’ensemble des membres sont satisfaits.
  5. Les membres du Conseil doivent accepter le Code de conduite et les Directives sur les conflits d’intérêts et consentir à y être liés. En guise de reconnaissance de cette obligation, ils doivent signer le Code de conduite à chaque année dans les trente (30) jours suivant l’Assemblée annuelle.

II. Devoirs et responsabilités

  1. Travaux du Conseil

    Chaque membre du Conseil assume les responsabilités suivantes :

    1. exercer un bon jugement et agir avec intégrité;
    2. utiliser ses capacités, son expérience et son influence de manière constructive;
    3. être disponible à titre de personne-ressource auprès de la haute direction et du Conseil;
    4. être disponible à titre de personne-ressource auprès des membres;
    5. respecter le sceau de la confidentialité tel qu’imposé par l’Association à l’égard de toute information;
    6. dans la mesure du possible, informer la direction générale et la présidence avant de révéler à une réunion du Conseil des renseignements importants, jusqu’alors inconnus;
    7. comprendre la distinction entre la gouvernance et la gestion, et ne pas empiéter sur les champs de responsabilité de la haute direction;
    8. cerner les conflits d’intérêts possibles, réels ou perçus, demander l’avis de la présidence et, au besoin, s’assurer qu’ils sont divulgués;
    9. au besoin et là où il est indiqué de le faire, communiquer avec la présidence entre les réunions concernant des questions d’intérêt pour le Conseil;
    10. faire preuve de réceptivité et de disponibilité pour des consultations individuelles avec la présidence ou la direction générale.

  2. Préparation et assiduité

    Afin de favoriser l’efficacité des réunions du Conseil et des comités, chaque membre du Conseil :

    • se prépare pour chaque réunion du Conseil ou du comité en lisant la documentation et les rapports fournis;
    • fait preuve d’une excellente assiduité aux réunions du Conseil et des comités;
    • obtient les renseignements pertinents nécessaires au processus décisionnel.

  3. Communication

    La communication est essentielle à l’efficacité du Conseil; par conséquent, chaque membre du Conseil :

    • participe activement aux délibérations et aux discussions du Conseil et des comités;
    • favorise une discussion ouverte et franche, par le Conseil, des affaires de l’Association;
    • facilite une communication ouverte et réciproque entre la direction et le Conseil;
    • pose des questions de manière appropriée et en temps opportun;
    • axe ses demandes de renseignements sur les grandes questions d’importance liées à la stratégie, aux politiques, à la mise en œuvre et aux résultats;
    • se tient au fait des questions pertinentes dans sa région géographique et les porte à l’attention de la haute direction et du Conseil;
    • saisit le Conseil de toute information qui pourrait aider le Conseil à s’acquitter de ses responsabilités;
    • soulève à l’attention de la présidence ou de la direction générale les questions exprimées par des membres à titre individuel.
    • présente les activités, les enjeux ou les sujets de préoccupation de l’Association au Conseil ou au comité du Conseil pertinent, à des fins d’étude; il est d’usage que, de façon générale, les membres du Conseil ne présentent pas les motions des membres directement à l’assemblée annuelle.

  4. Autonomie

    Reconnaissant que la cohérence du Conseil représente un élément important de son efficacité, chaque membre du Conseil :

    • démontre une attitude positive et un intérêt manifeste pour la réussite à long terme de l’Association;
    • s’exprime et agit de manière autonome, tout en respectant l’opinion des autres.

  5. Rapports entre les membres du Conseil

    Chaque membre du Conseil doit assurer une présence efficace, autonome et respectée et établir des relations de collégialité avec les autres membres du Conseil.

  6. Travaux des comités

    Pour contribuer à l’efficacité et à la productivité des comités du Conseil, chaque membre du Conseil :

    • indique à la présidence ses domaines particuliers d’intérêt et de compétence afin d’aider cette dernière dans ses recommandations d’affectation aux divers comités;
    • propose des sujets de discussion par l’entremise de la présidence ou du membre du personnel approprié;
    • participe aux travaux des comités et se familiarise avec l’objet et les responsabilités de chacun des comités;
    • comprend les modalités de travail des comités, ainsi que le rôle de la haute direction et du personnel assurant le soutien du comité;
    • facilite, au besoin, les travaux de chacun des comités.

  7. Connaissances sur l’Association et le secteur

    Reconnaissant que les décisions ne peuvent être prises que par des membres du Conseil bien informés, chaque membre du Conseil, avec l’appui de l’Association :

    • acquiert des connaissances générales sur les activités de l’Association et sur son environnement de travail;
    • se familiarise avec le rôle qu’exerce l’Association dans le milieu des soins de santé et la société canadienne;
    • se tient au fait des milieux réglementaires, législatifs, sociaux et politiques dans lesquels l’Association poursuit ses activités;
    • se familiarise avec les rôles des cadres supérieurs de l’Association;
    • agit à titre d’ambassadeur et de représentant efficaces de l’Association, conformément à la « Politique concernant les membres du Conseil représentant l’ACPM » ou tel que requis par la présidence.

Notes

  1. Sans constituer une définition juridiquement précise, une obligation fiduciaire signifie un devoir d’agir dans l’intérêt d’une autre personne.
  2. La haute direction se compose des membres de la direction ainsi désignés par la direction générale.
  3. Une modification de fond est une modification qui accroît ou réduit la responsabilité des régimes en changeant le mandat gouvernant l’admissibilité d’un·e employé·e au droit à la retraite. Par conséquent, une modification qui est requise dans le seul but d’adhérer au Règlement ou d’une nécessité administrative sera fréquemment considérée comme non déterminante.