■ Obligations et responsabilités :

Les attentes vis-à-vis des médecins

Dossiers médicaux : dépositaires et destinataires

Publié initialement en juin 2018
18-14-F

À la suite de sa résidence, un médecin de famille commence à exercer dans une clinique sans rendez-vous. Un patient qu’elle a soigné lorsqu’elle était résidente souhaite établir avec elle une relation médecin-patient à cette clinique. Disposée à accepter ce patient, le médecin communique avec l’hôpital pour obtenir le dossier le concernant, mais l’administrateur lui indique que l’hôpital en est le dépositaire et que l’autorisation du patient est requise pour en communiquer le contenu.

Comme le démontre ce scénario, les médecins (en début de carrière, en milieu hospitalier ou en pratique de groupe) pourraient ne pas être en mesure de conserver les dossiers de leurs patients au moment de quitter leur milieu de pratique. Dans une telle situation, comment un médecin peut-il organiser le transfert des renseignements sur la santé du patient?

Garde et consultation des dossiers

Les hôpitaux, les cliniques et les établissements de santé conservent habituellement les renseignements sur la santé du patient dans un dossier médical électronique (DMÉ) ou un dossier de santé électronique (DSÉ), ce qui en complique la garde et l’accès, compte tenu de tous les renseignements provenant de divers professionnels de la santé. Un médecin qui exerce seul est clairement le dépositaire du dossier médical et gère donc l’accès à celui-ci (ainsi que sa conservation et sa destruction).

Que son médecin exerce seul ou en groupe, le patient a le droit de déterminer qui pourrait avoir accès à ses renseignements de santé. En effet, le patient peut imposer des conditions ou des restrictions quant aux professionnels de la santé et aux autres intervenants qui peuvent y accéder. En général, le patient est également en droit d’obtenir son dossier, à moins qu’il n’existe des raisons sérieuses justifiant sa non-divulgation, comme le souligne l’article « Gestion des dossiers médicaux : Conservation | accès | sécurité | entreposage | destruction | ». Il appartient au médecin de justifier le refus d’accès (p. ex. s’il estime que cet accès est susceptible d’entraîner un effet néfaste important sur le patient ou sur un tiers).

Dossiers communs

Lorsque de multiples intervenants ont accès aux DMÉ et aux DSÉ, les médecins ont tout de même l’obligation de protéger les renseignements dont ils ont la garde contre les accès proscrits. La gestion de l’information dans une structure de pratique de groupe peut être clarifiée par une entente de partage des données ou une entente entre médecins. Le Guide sur les dossiers électroniques [PDF] de l’ACPM propose des ententes indiquant les principes du partage de données pour les DMÉ/DSÉ, ainsi qu’un modèle d’entente de partage de données avec un tiers (tel qu’un hôpital, une autorité en matière de santé ou un fournisseur de services) ou avec d’autres médecins. De telles ententes devraient comprendre des protocoles de sécurité adéquats pour restreindre l’accès à l’information à ceux qui en ont besoin pour soigner le patient ou à d’autres fins autorisées.

En pratique privée, le médecin traitant devrait, lorsqu’un autre professionnel du cercle de soins (ou encore le patient) lui demande l’accès aux renseignements, conserver les originaux et faire en sorte d’assurer la confidentialité de ces renseignements. En réponse à une telle demande, le médecin peut transférer les renseignements dans un rapport ou une lettre résumant les données pertinentes du dossier; il peut aussi transmettre sur demande une copie papier ou électronique sécurisée du dossier. Les médecins doivent connaître les politiques et les lignes directrices applicables des organismes de réglementation (Collèges), ainsi que les lois sur la protection des renseignements personnels qui régissent le transfert électronique des renseignements personnels sur la santé.

Qui peut accéder aux dossiers d’ÉMI?

L’évaluation médicale indépendante (ÉMI) permet à un médecin de se prononcer quant aux besoins médicaux ou à l’état de santé d’une personne. Le dossier de l’ÉMI indique habituellement le tiers ayant demandé l’évaluation, et contient les notes tirées de l’ÉMI même et, peut-être, des renseignements issus d’autres sources.

Si le patient demande d’accéder au dossier de l’ÉMI, le médecin pourrait devoir y donner suite. Il peut communiquer le contenu du dossier après en avoir caviardé certains passages, tels que les instructions du tiers ayant demandé l’ÉMI (le cas échéant) et ses propres observations et réflexions en ce qui concerne l’examen. Avant de permettre au patient d’accéder au dossier, le médecin doit d’abord communiquer avec le tiers et avec l’ACPM pour discuter des faits et des circonstances en cause. Lorsque le médecin effectue une ÉMI en tant qu’employé d’une organisation, les demandes d’accès doivent habituellement être adressées à cette dernière.

Qu’en est-il des frais?

On s’attend à ce que les médecins n’exigent que des frais raisonnables (et à ce qu’ils informent leurs patients à l’avance de ces frais) pour couvrir les coûts généraux engagés pour la récupération, la copie et la transmission des renseignements issus des dossiers médicaux. Les médecins peuvent communiquer avec l’organisme de réglementation (Collège), l’association ou la fédération médicale ou le commissaire à la protection de la vie privée pour obtenir des conseils sur les frais considérés raisonnables. Toutefois, les médecins ne devraient pas refuser l’accès aux dossiers uniquement parce qu’un patient ne s’est pas acquitté des frais exigibles.

Qu’advient-il des dossiers lorsqu’un médecin quitte une clinique?

Dans une pratique de groupe, la conservation des dossiers médicaux devrait faire l’objet d’une entente claire précisant les modalités de départ d’un médecin. Il est possible que ce soit le groupe qui s’en occupe, particulièrement lorsque les patients continueront d’être suivis par les membres du groupe. Le médecin ayant créé un dossier médical particulier devrait avoir accès à une copie de la partie dont il est l’auteur, même après avoir quitté la clinique; ce droit d’accès devrait être enchâssé dans une entente de partage de données.

Il est important que le médecin traitant puisse bénéficier d’un accès ininterrompu aux renseignements pertinents sur ses patients, puisque ces derniers pourraient toujours lui demander l’accès à leurs dossiers médicaux. Les médecins pourraient également devoir accéder aux dossiers en raison de problèmes médico-légaux pouvant survenir des années plus tard. Dès que la période de conservation d’un dossier expire, l’original doit être détruit de façon appropriée afin d’assurer la sécurité des renseignements qu’il contient. Enfin, la destruction des dossiers devrait être consignée dans un journal contenant le calendrier des dossiers ayant été détruits.

En bref

La gestion des dossiers médicaux dans une pratique de groupe peut être clarifiée par une entente de partage des données ou une entente entre médecins. Lorsqu’un médecin exerce seul, il doit conserver les dossiers de ses patients pour la période prescrite. Tout transfert d’information à un autre professionnel de la santé doit être effectué de façon à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements sur les patients, ainsi que l’intégrité des originaux.


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