■ Obligations et responsabilités :

Les attentes vis-à-vis des médecins

Dossiers médicaux : dépositaires et destinataires

Préserver la sécurité et la confidentialité des renseignements sur la santé des patients

Des étagères remplies de dossiers médicaux

5 minutes

Publié : juin 2018 /
Révisé : juin 2022

Les renseignements présentés dans cet article étaient exacts au moment de la publication
18-14-F

À la suite de sa résidence dans un groupe de médecine familiale (GMF), une médecin de famille commence à exercer dans une clinique communautaire sans rendez-vous. Un patient qu’elle a soigné lorsqu’elle était résidente souhaite établir une relation thérapeutique avec elle à cette clinique. Disposée à accepter ce patient, la médecin communique avec le GMF pour obtenir le dossier le concernant, mais l’administratrice lui indique que le GMF en est le dépositaire et que l’autorisation du patient est requise pour en communiquer le contenu.

Comme le démontre ce scénario, les médecins en milieu hospitalier ou dans une autre pratique de groupe ne sont pas nécessairement en mesure de conserver les dossiers de leurs patients s’ils quittent leur milieu de pratique. Dans ce genre de situation, comment les médecins peuvent-ils organiser le transfert des renseignements sur la santé des patients?

Garde et consultation des dossiers

La garde et la consultation des dossiers constituent un enjeu plus complexe dans les hôpitaux, les cliniques et les établissements de santé, compte tenu de tous les renseignements consignés dans les dossiers par divers professionnels de la santé. Les médecins qui exercent en solo dans un cabinet privé sont sans conteste les dépositaires des dossiers médicaux et gèrent donc l’accès à ceux-ci (ainsi que leur conservation et leur destruction).

Que les médecins exercent en solo ou en groupe, les patients ont le droit de déterminer qui pourrait avoir accès aux renseignements sur leur santé. Ils peuvent en effet imposer des conditions ou des restrictions quant aux professionnels de la santé pouvant les consulter. En général, les patients sont également en droit d’obtenir leur propre dossier, à moins qu’il n’existe des raisons sérieuses justifiant sa non-divulgation; c’est ce que souligne l’article Gestion des dossiers médicaux : Conservation | accès | sécurité | entreposage | destruction | transfert. Il appartient aux dépositaires de justifier le refus d’accès (p. ex. si l’on estime que cet accès pourrait grandement nuire à quelqu’un, notamment au patient ou à la patiente).

Dossiers communs

Quand des dossiers sont accessibles à plusieurs personnes, les médecins ont tout de même l’obligation de protéger les renseignements dont ils ont la garde contre les accès proscrits. La gestion de l’information dans une structure de pratique de groupe peut être clarifiée par une entente de partage des données ou une entente entre médecins. Le Guide sur les dossiers électroniques [PDF] de l’ACPM propose des ententes indiquant les principes du partage de données pour les dossiers électroniques, ainsi qu’un modèle d’entente de partage de données avec un tiers (p. ex. un hôpital, une autorité en matière de santé ou un fournisseur de services) ou avec d’autres médecins. De telles ententes devraient comprendre des protocoles de sécurité adéquats pour circonscrire l’accès à l’information à ceux qui en ont besoin pour prodiguer des soins ou à d’autres fins autorisées.

Hors du cadre hospitalier, lorsque des médecins traitants reçoivent une demande d’accès à des renseignements sur la santé – que la demande émane d’autres professionnels du cercle de soins ou des patients eux-mêmes –, ils devraient conserver les originaux et faire en sorte d’assurer la confidentialité de ces renseignements. En réponse à une telle demande, les médecins peuvent transférer les renseignements dans un rapport ou une lettre résumant les données pertinentes du dossier; ils peuvent aussi transmettre sur demande une copie papier ou électronique sécurisée du dossier. Les médecins devraient connaître les politiques et les lignes directrices applicables des organismes de réglementation (Collèges), ainsi que les lois sur la protection des renseignements personnels qui régissent le transfert électronique des renseignements personnels sur la santé.

Qui peut accéder aux dossiers d’ÉMI?

L’évaluation médicale indépendante (ÉMI) permet aux médecins de se prononcer sur les besoins médicaux ou l’état d’une personne. Le dossier de l’ÉMI contient habituellement le nom du tiers ayant demandé l’évaluation, les notes tirées de l’ÉMI elle-même, voire des renseignements issus d’autres sources.

Si des patients demandent d’accéder au dossier de leur ÉMI, les médecins doivent généralement donner suite à leur requête. Ils peuvent communiquer le contenu du dossier après en avoir caviardé certains passages, tels que les instructions du tiers ayant demandé l’ÉMI (le cas échéant) et leurs propres observations et réflexions en ce qui concerne l’examen. De plus, avant d’autoriser l’accès au dossier, ils doivent communiquer avec les tiers et avec l’ACPM pour discuter des faits et des circonstances en cause. Lorsque les médecins effectuent une ÉMI en tant que membres du personnel d’une organisation, les demandes d’accès doivent habituellement être adressées à l’organisation en question.

Qu’en est-il des frais?

On s’attend à ce que les médecins n’exigent que des frais raisonnables (dont ils informeront leurs patients à l’avance) pour couvrir les coûts généraux engagés pour la récupération, la copie et la transmission des renseignements issus des dossiers médicaux. Les médecins peuvent communiquer avec leur organisme de réglementation (Collège), leur association ou fédération médicale ou un commissariat à la protection de la vie privée pour obtenir des conseils sur les frais considérés comme raisonnables. Toutefois, ils ne devraient pas refuser l’accès aux dossiers uniquement parce que les frais exigibles n’ont pas été acquittés.

Qu’advient-il des dossiers lorsqu’un médecin quitte une clinique?

Dans une pratique de groupe, la conservation des dossiers médicaux devrait faire l’objet d’une entente claire précisant les modalités de départ des médecins. Il est possible que ce soit le groupe qui s’en occupe, particulièrement lorsque les patients continuent d’être suivis par des collègues de la même clinique. Même après leur départ de la clinique, les médecins qui ont créé un dossier médical particulier devraient avoir accès à une copie de la partie qu’ils ont eux-mêmes rédigée; il y a d’ailleurs lieu d’enchâsser ce droit d’accès dans une entente de partage de données.

Il est important que les médecins traitants bénéficient d’un accès ininterrompu aux renseignements pertinents sur leurs patients, puisque ces derniers pourraient toujours leur réclamer l’accès à leurs dossiers médicaux. Les médecins pourraient également devoir accéder aux dossiers en raison de problèmes médico-légaux survenant des années plus tard. Dès que la période de conservation d’un dossier expire, l’original doit être détruit de façon appropriée afin d’assurer la sécurité des renseignements qu’il contient. Enfin, la destruction des dossiers devrait être consignée dans un journal contenant un calendrier des dossiers ayant été détruits.

En bref

La façon dont les dossiers médicaux sont consultés et gérés dans une pratique de groupe peut être clarifiée par une entente de partage des données ou une entente entre médecins. Les médecins qui exercent en solo doivent conserver les dossiers de leurs patients pour la période prescrite. Tout transfert d’information à d’autres professionnels de la santé doit être effectué de manière à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements sur les patients, ainsi que l’intégrité des originaux.


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