■ Sécurité des soins :

Amélioration de la sécurité des patients et réduction des risques

Résultats d’examen et leur suivi : Amélioration de la pratique

Image abstraite composée d’une horloge et d’un calendrier.

Publié : décembre 2020
Les renseignements présentés dans cet article étaient exacts au moment de la publication
20-17-F

La communication des résultats d’examen joue un rôle crucial dans les soins prodigués au patient. Des résultats qui ne sont pas traités de façon efficace et en temps opportun peuvent donner lieu à de graves préjudices pour le patient, voire même au décès de celui-ci.

Malgré l’importance de cette étape du processus diagnostique, les médecins ont souvent de la difficulté à gérer, à repérer et à communiquer les résultats d’examen. Bien que nous ne disposions que de peu de données canadiennes, un sondage de 2015 mené auprès de 50 pratiques de soins primaires au Royaume-Uni a révélé que 42 d’entre elles n’avaient mis aucune mesure de sauvegarde en œuvre pour confirmer que les patients avaient reçu leurs résultats.1

Pour mieux comprendre les lacunes en matière de suivi des résultats d’examen dans le contexte canadien, l’ACPM a analysé des dossiers d’actions en justice et de plaintes auprès des organismes de réglementation de la médecine (Collèges) liées à la gestion et à la communication de résultats d’examen, de nature urgente ou non. Plus particulièrement, elle a analysé 351 dossiers conclus entre 2015 et 2019 qui mettaient en jeu le suivi de résultats d’examen par des médecins de famille exerçant en cabinet. Cette analyse a révélé que trois facteurs clés avaient contribué aux erreurs médicales dans ces dossiers : problèmes de tenue de dossiers, incapacité de respecter ou de maintenir des processus clairement définis pour le suivi des résultats d’examen, et problèmes de communication avec les patients. Des 351 dossiers analysés, 308 indiquaient que le patient avait subi un préjudice : un préjudice grave ou le décès a été constaté dans un dossier sur cinq.

Exemple de cas : Retard dans l’établissement d’un diagnostic d’adénocarcinome

N’ayant pas consulté son médecin depuis deux ans, un patient se présente au cabinet de celui-ci pour la reprise de visites régulières. Le médecin prescrit des analyses de sang et d’urine, et demande au patient de revenir dans une semaine pour un examen rectal. Le patient ne se présente pas à son rendez-vous de suivi. Quelques jours plus tard, le médecin reçoit les résultats des analyses sanguines : ceux ci indiquent un taux élevé d’antigène prostatique spécifique (APS). Le médecin tente d’en informer le patient, mais est incapable de le joindre. Les coordonnées apparaissant au dossier ne sont pas à jour.

Dix-huit semaines plus tard, le patient se présente de nouveau au cabinet. Un examen rectal est effectué et révèle un nodule. Le patient subit une résection chirurgicale d’un adénocarcinome de la prostate et se rétablit bien par la suite. Dans sa plainte, le patient affirme que le médecin a retardé son diagnostic de cancer en ne communiquant pas avec lui pour l’informer du fait que les résultats d’examen indiquaient un taux élevé d’APS. Le Collège appuie les soins prodigués, mais critique le médecin pour ne pas avoir mis à jour les coordonnées du patient, consigné ses tentatives de communiquer avec ce dernier, et mis en place une approche systématique pour assurer le suivi des résultats d’examen.

Pleins feux sur les médecins de famille

L’analyse de l’ACPM indique que les médecins de famille font fréquemment l’objet de plaintes et d’actions civiles liées au suivi des résultats d’examen : bien que ces médecins ne représentent que 35 % des membres de l’ACPM,2 56 % des plaintes et des actions civiles analysées entre 2015 et 2019 (351 des 630 dossiers analysés) les visaient. Les experts3 ayant analysé ces dossiers n’ont été en mesure d’accorder leur appui que dans 6 % des cas (23 des 351 dossiers analysés).

 

Conseils de l’ACPM sur le suivi des résultats d’examen

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  • Optimisez l’efficience en concevant un système de suivi des résultats d’examen qui s’intègre facilement aux pratiques existantes.
  • Collaborez avec le personnel pour l’encourager à comprendre et à respecter les processus de suivi, et pour établir des modalités d’alerte permettant de signaler clairement aux médecins et au personnel les tâches retardées ou urgentes pour le suivi des résultats d’examen.
  • Désignez, parmi les membres de l’équipe, un responsable de la dissémination de l’information et identifiez les personnes devant être informées. Assurez-vous d’inclure un processus permettant de transmettre la responsabilité à un échelon supérieur lorsqu’il y a un retard dans les tâches de suivi.
  • Concevez des rappels pouvant minimiser la lassitude face à la succession des alertes, et tentez de prévoir à votre horaire quotidien un moment que vous pourrez consacrer, sans interruption ou distraction, à l’analyse des résultats d’examen et à la consultation des rappels de suivi.

L’ACPM propose un atelier sur le suivi des résultats d’examen en présentiel. Toutefois, en raison de la COVID-19, l’atelier est en suspens. Nous envisageons actuellement de présenter une version en ligne de l’ateier pour aider les médecins qui cherchent à mettre en place un système fiable de suivi des résultats d’examen dans leur pratique.

Tenue des dossiers et processus de suivi des résultats d’examen

Dans 145 des 351 (41 %) dossiers d’actions en justice et de plaintes au Collège analysés, les experts ont souligné qu’une mauvaise tenue des dossiers constituait un facteur contributif. Les examens prescrits, les résultats analysés et les plans de suivi doivent tous être clairement consignés pour en faciliter la gestion, ainsi que pour démontrer que des efforts raisonnables ont été déployés pour communiquer avec le patient, si jamais les soins étaient remis en question. La plupart des dossiers médicaux électroniques (DME) permettent d’effectuer le suivi des examens prescrits et de générer des rappels; ils peuvent être utiles pour organiser cette information.

La recherche avance également que des systèmes, des politiques et des processus bien définis améliorent l’efficacité du suivi des résultats d’examen.5 Près de 26 % des dossiers analysés (91/351) impliquaient l’administration d’un système de suivi des résultats d’examen. Dans 24 % des dossiers (83/351), le Collège a recommandé la mise en œuvre d’un système de suivi des résultats d’examen ou l’amélioration d’un système existant.

Dans les dossiers analysés, les experts ont indiqué des attentes claires en matière de conception de systèmes de suivi des résultats d’examen. En plus de recommander des processus particuliers pour la gestion des dossiers, le suivi des demandes d’examen et la communication avec les patients, ils ont également recommandé l’intégration, au sein des systèmes, de dispositifs permettant de mettre en évidence les résultats qui présentent une valeur critique, de générer des rappels (p. ex. réception et évaluation des résultats d’examen, communication des résultats aux patients, confirmation des demandes de consultation) et d’intégrer des mesures de sauvegarde (c.-à-d. des stratégies et des processus d’appoint pour faire face à d’éventuelles défaillances du système).

Communication avec les patients

L’analyse de l’ACPM a révélé que les problèmes affectant la communication avec les patients constituaient le facteur contributif le plus courant dans les dossiers impliquant le suivi de résultats d’examen. Des 351 dossiers d’actions en justice et de plaintes au Collège analysés, 147 (42 %) mettaient en cause des problèmes de communication avec les patients. Une analyse semblable menée par l’ACPM en 2018 a réparti les dossiers en fonction du processus visant les analyses de laboratoire de l’Agency for Healthcare Research and Quality et a constaté que, dans 69 % des dossiers, le patient n’avait pas été informé des résultats.

L’engagement des patients constitue l’une des stratégies prometteuses pour combler cette lacune. Au Canada, des outils et des réseaux tels que Carnet santé Québec, MyHealthRecords en Alberta, et MyChart en Ontario et en Colombie-Britannique ont, depuis déjà plusieurs années, établi des portails-patients permettant aux patients d’accéder en ligne à leurs résultats d’analyse de laboratoire, rapports d’imagerie et carnets de vaccination. L’Alberta travaille également à la conception de ConnectCare, un système provincial centralisé et uniformisé qui permettra aux patients et aux médecins d’obtenir accès aux résultats d’examen à partir d’une seule et même source, et qui assurera l’harmonisation des valeurs de laboratoire pour définir ce qui constitue un résultat d’examen présentant une valeur critique.

Bien que la responsabilité de la communication et du suivi des résultats d’examen revienne aux médecins, le fait d’encourager les patients à s’approprier une part de cette responsabilité pourrait contribuer à la création d’un système de suivi plus sûr et plus fiable. Quoi qu’il en soit, lorsqu’un résultat d’examen présente une valeur critique ou que le patient pourrait avoir de la difficulté à comprendre ce qu’il signifie, il demeure important pour le médecin de communiquer directement et rapidement avec le patient, même si celui-ci peut accéder directement à ses résultats par l’intermédiaire d’un portail en ligne. Ce genre de portail n’indique pas, en outre, les raisons pour lesquelles un examen particulier a été prescrit. Il est donc essentiel, dès le début, de bien faire comprendre au patient l’importance d’un examen et du suivi des résultats pour favoriser sa participation au processus.

Éléments du suivi efficace des résultats d’examen

Les médecins doivent consulter leur Collège pour connaître les normes et les attentes en matière de suivi des résultats d’examen qui s’appliquent à leur contexte. La liste ci-dessous résume certaines des mesures de sauvegarde que les experts consultés dans le cadre des dossiers de l’ACPM estiment essentielles pour que les médecins puissent bien gérer et communiquer des résultats d’examen.3

Gestion des dossiers

  • Consignation de tous les examens prescrits et de tous les résultats d’examen reçus
  • Inscription de la date et apposition d’initiales dans les rapports sur réception (lorsque des dossiers papier sont utilisés)
  • Balayage ou saisie systématique des résultats d’examen dans le dossier du patient (lorsque ces résultats sont reçus sous forme papier et qu’ils doivent être saisis dans un environnement DME)
  • Consignation de toutes les demandes du patient à l’égard de résultats d’examen n’ayant pas encore été reçus
  • Analyse étayée des résultats d’examen avant leur ajout au dossier du patient et consignation des mesures ayant été prises

Suivi, mise en évidence et communication

  • Communication avec le patient en ce qui concerne l’importance et la signification de l’examen
  • Suivi de toutes les demandes d’examen; les résultats anormaux ne doivent pas être ajoutés au dossier tant que le patient n’en a pas été informé
  • Processus permettant de confirmer que les demandes de consultation ont été reçues et que des mesures appropriées ont été mises en œuvre à leur égard
  • Démarche pour le transfert de dossiers à d’autres professionnels de la santé et la confirmation de leur réception
  • Processus pour la mise en évidence des résultats anormaux, l’identification des patients et la création d’une tâche de communication
  • Politique établissant les échéanciers pour la communication avec les patients qui nécessitent un suivi, qu’il soit urgent ou régulier
  • Processus pour confirmer que les patients ont reçu les messages leur étant destinés et qu’ils ont pris un rendez-vous de suivi approprié

Rappels et mesures de sauvegarde

  • Rappels pour le médecin au sujet des résultats n’ayant pas encore été communiqués au patient
  • Rappels pour le médecin au sujet des résultats d’examen n’ayant pas encore été reçus par le cabinet
  • Processus permettant d’aviser le médecin des rendez-vous manqués ou retardés, et rappels quant aux patients qui sont en attente d’un suivi
  • Stratégies additionnelles pour la communication des résultats à la suite de l’échec des stratégies primaires
  • Mesures pour assurer la continuité des soins lorsqu’un médecin s’absente pendant une période prolongée (p. ex. congé parental ou vacances) ou quitte la pratique

En bref

L’absence ou l’échec d’un système de suivi des résultats d’examen peut donner lieu à un préjudice pour le patient. Les médecins de famille exerçant en cabinet font fréquemment l’objet de plaintes liées à cet aspect de l’exercice de la profession, et les critiques qui leur sont formulées portent souvent sur le caractère inadéquat de la communication avec le patient et des processus de suivi des résultats d’examen. La conception et la mise en œuvre d’un système efficace de suivi des résultats d’examen et l’encouragement des patients à y collaborer pourraient, entre autres mesures, contribuer à minimiser ces risques et à améliorer les soins.


Références

  1. Litchfield I, Bentham L, Lilford L, at al. Test result communication in primary care: A survey of current practice. BMJ Qual Saf. 2015;24:691-99
  2. En date du 31 décembre 2019, l’ACPM comptait 101 865 membres, dont 35 786 médecins de famille.
  3. On entend par experts les médecins retenus par les parties dans une action en justice ou une plainte au Collège pour interpréter les problèmes cliniques, scientifiques ou techniques entourant les soins prodigués et émettre une opinion à leur égard. Ces médecins ont typiquement une formation et une expérience semblables à celles de leurs collègues ayant prodigué les soins qu’ils doivent évaluer.
  4. Atelier : Suivi des résultats d’examen : Ottawa (CA) : Association canadienne de protection médicale.
  5. Casalino LP, Dunham D, Chin MH, et al. Frequency of failure to inform patients of clinically significant outpatient test results [published correction appears in Arch Intern Med. 2009 Sep 28;169(17):1626]. Arch Intern Med. 2009;169(12):1123-1129 DOI:10.1001/archinternmed.2009.130 https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/19546413/

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