Guide sur les dossiers électroniques

Aperçu des dossiers électroniques

1. Les médecins devraient connaître les lois, les exigences réglementaires ainsi que les caractéristiques et les normes technologiques qui s’appliquent aux dossiers électroniques.
   
   
2. Un système de dossiers électroniques appropriés devrait répondre aux besoins de la pratique des médecins et satisfaire à toutes les exigences légales et réglementaires. Voir Exigences relatives aux systèmes de gestion des dossiers électroniques et obligations des médecins.
   
   
3. Les médecins devraient envisager d’avoir une entente pour un dossier médical électronique (DME) ou un dossier de santé électronique (DSE) partagé. Le document sur les Ententes de partage de données de l’ACPM et le formulaire type intitulé Dispositions contractuelles pour les ententes sur le partage des données peuvent servir de modèle. Le personnel devrait également signer une Entente de confidentialité et de non-divulgation énonçant l’obligation d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements concernant les patientes et patients.
   
   
4. Les médecins qui participent à des systèmes de DSE gérés par des hôpitaux, des autorités régionales en matière de santé, des provinces ou des territoires ou à qui on demande de verser des extraits des DME de leur pratique à ce type de système doivent comprendre quelles sont leurs obligations. Voir Partage des données.
   
   
5. Les médecins qui désirent inclure des renseignements personnels sur la santé dans un dossier électronique devraient d’abord en discuter avec sa patientèle. Un consentement explicite de la part des patientes et patients peut s’avérer nécessaire lorsque les renseignements personnels sont transmis à d’autres personnes à des fins autres que la prestation des soins de santé (c.-à-d. à l’extérieur du « cercle de soins »). Voir Consentement des patientes et patients et droits d’accès aux dossiers.
   
   
6. Il est essentiel de satisfaire aux exigences en matière de sécurité des dossiers électroniques, y compris les sauvegardes, le chiffrement des renseignements personnels sur la santé, les pistes de vérification et le contrôle de l’accès. Voir Sécurité de l’information et confidentialité.
   
   
7. Les périodes de conservation des dossiers électroniques revêtent une importance aussi grande que celles des dossiers papier. Lorsque la période de conservation est échue, les renseignements inclus dans le dossier électronique peuvent être détruits de manière appropriée. Voir Destruction et élimination des dossiers.
   
   
8. Les médecins devront évaluer les conséquences de compter uniquement sur les dossiers de santé électroniques fournis par les patientes et patients (appelés aussi dossiers de santé personnels). Voir Technologie de santé numérique associée.