Guide sur les dossiers électroniques

Table des matières

Consentement des patientes et patients et droits d’accès aux dossiers

Bien que le consentement puisse en général être implicite, il peut s’avérer prudent, dans certaines circonstances, d’aviser les patientes et patients que les renseignements sur leur santé seront entreposés électroniquement, en particulier s’ils sont entreposés dans un DME partagé ou dans un DSE auquel de nombreuses personnes auront accès.

Divulgation de renseignements sur la santé des patientes et patients

Le consentement explicite devrait être obtenu lorsque des médecins doivent communiquer des renseignements contenus dans un dossier électronique :

  • à des tiers ne faisant pas partie du cercle de soins (p. ex. une compagnie d’assurance ou un employeur) et qui ne figurent pas parmi les mandataires de ces médecins;
  • si l’information est utilisée dans un but autre que le traitement des patientes et patients et que sa communication n’est pas permise ou requise par la loi.

S’il y a lieu, les renseignements sur les personnes doivent, dans la mesure du possible, être dépersonnalisés avant leur utilisation à d’autres fins que la prestation des soins de santé. Lorsque les renseignements personnels sur la santé ne sont pas dépersonnalisés, un consentement explicite est requis, et il est généralement prudent de demander aux patientes et patients de signer un formulaire de consentement. Lorsqu’un consentement verbal est obtenu, l’information doit être consignée dans le dossier médical. Peu importe l’approche utilisée, il doit s’agir d’un consentement éclairé.

Accès restreint aux renseignements par d’autres personnes

Les personnes peuvent demander que l’accès aux renseignements sur leur santé contenu dans leur dossier électronique soit limité, même à des fins de prestation de soins. Cette démarche peut se faire à l’aide du verrouillage ou du masquage des renseignements. Les médecins utilisant des DME devraient se demander si leur système permet le masquage, comment les demandes de verrouillage ou de masquage seront gérées et quelles sont les obligations d’informer les destinataires que l’information peut être incomplète. Les médecins qui conservent des renseignements dans un DME partagé ou un DSE devraient aussi demander aux responsables des systèmes partagés de quelle manière traiter ces demandes de verrouillage ou de masquage. Les médecins devront aussi expliquer aux patientes et patients qu’il est possible que des membres d’autres professions de la santé ne soient pas informés des diagnostics, des traitements ou des résultats de laboratoire si la totalité ou une partie des renseignements personnels sur leur santé est masquée. Ces discussions doivent être consignées intégralement dans le dossier médical.

Dans les provinces et territoires ayant des DSE provinciaux ou territoriaux, il peut y avoir en place des processus en matière de directive de communication ou de non-participation qui permettent aux personnes de contrôler l’information. Bien que la portée et les restrictions de la directive ou de la non-participation puissent varier, elles peuvent avoir trait au type de renseignements personnels sur la santé contenus dans le DSE, les fins pour lesquelles les renseignements peuvent être divulgués à partir du DSE, et les personnes ou les groupes de personnes pouvant avoir accès aux renseignements dans le DSE. Lorsqu’un tel processus existe et est reconnu par la loi, il peut servir à limiter l’accès aux renseignements d’une ou d’un prestataire de soins, sauf dans certaines circonstances telles qu’une incapacité, une situation d’urgence ou lorsque l’on a obtenu le consentement explicite de la personne.

Accès d’une personne aux renseignements personnels sur sa santé

En général, les gens ont le droit d’accéder aux renseignements sur leur santé. Par conséquent, les médecins doivent trouver une façon de leur donner accès aux renseignements personnels qui figurent dans leur dossier électronique; de plus, ces renseignements doivent être fournis dans un format compréhensible. Les médecins peuvent facturer des frais raisonnables pour des copies de dossiers.

Malgré cette obligation, dans certaines circonstances, les médecins peuvent refuser la demande d’accès d’une personne, notamment lorsque la divulgation pourrait présenter un risque de préjudice pour cette personne ou révéler des renseignements personnels sur la santé d’une autre. Le cas échéant, il est normalement possible de séparer les renseignements ne devant pas être divulgués et d’accorder l’accès au reste du dossier.

Les médecins pourraient consulter le fournisseur du système pour en savoir davantage sur la méthode pour séparer des données des dossiers. Les membres peuvent aussi communiquer avec l’ACPM pour obtenir des conseils sur la façon de donner suite aux demandes d’accès aux dossiers dans ces circonstances.