Suivi des résultats d’examen

Repérer les lacunes dans votre processus de suivi

Prenons l’exemple d’un médecin dont la philosophie est « Pas de nouvelles, bonnes nouvelles », laquelle sous-tend que le médecin informe son patient qu’il ne lui fera part du résultat que s’il est anormal. Bien qu’elle puisse sembler efficace, cette approche n’est pas idéale. Certains Collèges ont spécifiquement mis les médecins en garde contre l’utilisation d’une telle pratique.

L’approche « Pas de nouvelles, bonnes nouvelles » suppose que les résultats seront communiqués au cabinet du médecin et que celui-ci en prendra connaissance. Toutefois, advenant que l’examen n’ait pas eu lieu, que l’échantillon soit perdu ou qu’un problème informatique empêche la transmission des résultats au cabinet, il est possible que le médecin ne soit pas informé d’un résultat potentiellement anormal et que le patient suppose que tout est en ordre.

Votre modèle de pratique influencera vos décisions quant à l’élaboration d’un processus de suivi qui atténue les risques de ne pas être informé de résultats anormaux. Il peut s’avérer utile de réfléchir aux questions suivantes dans la conception d’un processus de suivi adapté à votre modèle de pratique :

• Travaillez-vous avec des collègues, ou au contraire, pratiquez-vous seul?
• Prescrivez-vous des examens ayant de longs délais d’attente?
• Travaillez-vous dans plusieurs milieux de soins?
• Faites-vous affaire avec plusieurs laboratoires?
• Utilisez-vous des dossiers médicaux électroniques (DME) ou des dossiers papier?

Les réponses à ces questions peuvent vous aider à adapter votre approche pour optimiser le flux de travail et favoriser la sécurité. Dans les prochains onglets, les problèmes potentiels sont énumérés pour chaque étape et accompagnés de suggestions pour les atténuer.

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Problèmes :

• Certains examens sont prescrits incorrectement ou inutilement.
• Les demandes d’examen peuvent être mal étiquettées.
• Le médecin n’a pas prescrit le bon examen.

Solutions suggérées :

• Prescrire seulement les examens pertinents et nécessaires. ²
• Uniformiser le processus de demande pour un type d’examen donné afin de limiter les variations.
• Dans les cliniques où le nom des médecins peut être pré-estampillé sur les demandes d’examen, élaborer un système qui oblige chaque médecin traitant à utiliser ses propres formulaires de demande.

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Problèmes :

Il est possible que le patient ne se rende pas à son examen pour diverses raisons :

• Le patient est trop occupé.
• Le patient n’est pas conscient de l’importance de cet examen.
• Le patient perd la demande d’examen.
• Le patient ne veut pas passer cet examen.
• Le patient peut faire face à un long délai avant d’obtenir une date pour l’examen.

Il est également possible que l’examen ne soit pas analysé au laboratoire ou à la clinique pour diverses raisons :

• L’échantillon a été égaré.
• La demande d’examen est séparée de l’échantillon.
• La demande d’examen est incomplète.

Solutions suggérées :

• En tenant compte de votre contexte d’exercice, déterminer une date limite raisonnable à laquelle les résultats devraient être reçus.
• Communiquer avec les patients dont les résultats n’ont toujours pas été reçus à cette date afin de leur demander s’ils se sont rendus à leur rendez-vous. Rappeler aux patients de se rendre à leurs examens ou fixer un rendez-vous pour une nouvelle consultation.
• Encourager les patients à s’engager dans leurs soins et à se rendre à leurs examens.
• Expliquer au patient pourquoi l’examen prescrit est important et vérifier qu’il a bien compris. Noter la discussion au dossier du patient.
• Vérifier si d’autres professionnels de la santé pourraient effectuer l’examen plus tôt, au besoin.
• Examiner la nécessité de communiquer avec un professionnels de la santé pour accélérer la prise de rendez-vous.
• Pour le personnel de laboratoire, concevoir des systèmes pour assurer le suivi des échantillons reçus.

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Problèmes :

Certains résultats critiques ne reçoivent pas l’attention requise. Ceci peut se produire quand :

• Le résultat est inattendu (par exemple, lorsque l’examen a été demandé pour une toute autre indication ou raison).
• Le clinicien ne lit que la portion « impression » du rapport alors que le résultat anormal est décrit dans le corps du rapport.
• Le clinicien oublie avoir demandé l’examen et n’en reçoit pas le résultat.

Solutions suggérées:

Si vous êtes consultant :

• Attirer l’attention du lecteur vers un résultat anormal ou inattendu en inscrivant « RÉSULTAT ANORMAL » ou « AVERTISSEMENT – CONSTATATION INATTENDUE » dans la partie supérieure de tout document énonçant des résultats anormaux ou inattendus.
• Aviser verbalement le médecin prescripteur de tout résultat crucial ou inattendu.
• Répéter le résultat inattendu dans la portion « impression » de vos rapports (et non seulement dans le corps de vos rapports)

Si vous êtes leader :

• Concevoir des politiques qui requièrent que les consultants ou technologues de laboratoire avisent verbalement les cliniciens de résultats critiques ou inattendus.
• Concevoir des politiques qui exigent qu’un rapport comportant un résultat anormal ou inattendu soit clairement identifié comme tel.

Si vous êtes clinician :

• Lire le résultat au complet et non seulement la portion « impression ».
• Établir une liste de contrôle pour contrevérifier les examens demandés et les résultats reçus.
• Chercher à identifier le médecin le plus responsable, qui devrait donner suite au résultat et déterminer s’il y a lieu d’aviser les autres médecins du cercle de soins si vous recevez un résultat anormal pour un examen que vous n’avez pas prescrit.

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Problèmes :

• L’adresse indiquée sur la demande d’examen est erronée.
• Le nom du médecin traitant indiqué sur la demande d’examen est erroné.
• Une série de rapports d’examen n’est pas envoyée en raison d’un problème technologique.
• Un problème a empêché la réception des résultats (p. ex. bureau de poste, télécopieur, transfert électronique).

Solutions suggérées :

• Programmer un rappel électronique (dans votre système de DME ou à votre calendrier) pour confirmer la réception d’un résultat d’examen à une date prévue.
• Demander aux patients d’appeler au cabinet s’ils n’ont pas eu de retour à propos de leurs résultats. Expliquer qu’il s’agit d’une mesure de sécurité au cas où leurs résultats d’examen auraient été égarés.
• Contrôler régulièrement le système pour vérifier que les résultats sont reçus comme il se doit.
• Si un autre médecin porte le même nom que vous, alerter les laboratoires et les services d’imagerie locaux afin de réduire le risque que les résultats soient envoyés à la mauvaise personne.

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Problèmes :

Il est possible que le médecin ne consulte pas les résultats d’examen pour diverses raisons :

• Le rapport a été versé au mauvais dossier par erreur.
• Le médecin est absent.
• Les résultats ont été envoyés à un autre médecin.
• Les résultats ont été versés au dossier avant que le médecin ait pu les consulter.
• Le médecin ne vérifie pas les résultats d’examen.
• Les alertes du système de DME ont été désactivées.

Solutions suggérées :

• Analyser les résultats d’examen régulièrement pour faciliter la gestion de votre boîte de réception.
• Collaborer avec le personnel de votre cabinet afin d’établir un processus pour repérer et mettre en évidence les résultats anormaux.
• Identifier quelqu’un pour recevoir les résultats critiques et intervenir après les heures de bureau.
• Éviter de cocher le bouton « Examiné » ou « OK » lorsque le système de DME envoie des rappels ou des alertes si vous n’avez pas examiné les résultats concernés.
• Demander aux médecins suppléants de tenir une liste des résultats en attente. À votre retour, passer la liste en revue et assurer vous-même le suivi de ces résultats.
• Si vous travaillez dans plusieurs établissements, réfléchir à la fréquence à laquelle vous visitez chacun d’eux et déterminer si vous êtes en mesure d’analyser les résultats d’examen dans un délai raisonnable.
• Ne pas désactiver les fonctions d’alerte du système de DME.
• Songer à fixer un rendez-vous de suivi lorsque vous demandez un examen.

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Problèmes :

Les résultats d’examen sont versés au dossier avant d’avoir été analysés par le médecin.

Suggestions:

• Approuver les résultats que vous avez analysés et noter brièvement les mesures prises.
• Former le personnel de sorte qu’il ne verse pas au dossier les rapports que vous n’avez pas analysés.

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Problèmes :

Le médecin a délégué cette tâche au personnel, mais un des problèmes suivants est survenu :

• Le cabinet aucun processus clairement défini concernant le suivi auprès des patients.
• Les coordonnées inscrites au dossier du patient sont erronées.
• Le personnel n’a pas informé le médecin de son incapacité à joindre le patient.
• Le personnel n’a pas joint le patient en raison de priorités concurrentes ou d’une mauvaise communication.

Le médecin a consulté les résultats reçus, mais n’a pris aucune mesure pour les raisons suivantes :

• Le médecin n’a pas reconnu l’importance d’un résultat anormal.
• Le médecin suppose que la responsabilité de prendre des mesures incombe à une autre personne (c.-à-d. que l’examen a été prescrit par un autre médecin).
• Le résultat révèle une découverte secondaire non liée à la principale raison clinique de la demande ou le médecin suppose que quelqu’un d’autre est mieux placé pour faire le suivi.
• Le médecin oublie de prendre des mesures en raison d’autres priorités.
• Le résultat n’est pas clair ou est difficile à déterminer.

Solutions suggérées :

• Créer une alerte à propos du résultat, laquelle sera visible à la prochaine communication avec le patient.
• Former le personnel à confirmer les coordonnées personnelles du patient lors de son inscription à votre cabinet, et à identifier une personne à joindre en cas d’urgence afin de simplifier le processus pour le joindre.
• Utiliser les demandes de renouvellement d’ordonnance comme un rappel pour vérifier si un résultat est en attente.
• Établir une politique quant au nombre d’appels de suivi consignés que le cabinet fera à un patient concernant le résultat d’un examen en particulier. Indiquer quand et comment utiliser d’autres méthodes de suivi (p. ex. envoyer les résultats par la poste ou avec consentement préalable, communiquer avec la personne à joindre en cas d’urgence).
• Créer des politiques pour le personnel des laboratoires et des services d’imagerie sur la façon de communiquer des résultats critiques ou inattendus au médecin traitant.
• Discuter des problèmes qui ont une incidence sur le suivi des examens avec l’administration de l’hôpital ou la direction de la clinique afin d’établir des procédures qui facilitent le suivi des résultats dans un délai raisonnable.

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Problèmes :

• Le patient ne se présente pas à son rendez-vous de suivi.
• Une barrière linguistique ou l’absence de coordonnées fiables empêchent de joindre le patient.
• Le médecin n’a pas élaboré un plan de suivi.

Solutions suggérées :

• Établir un système pour assurer le suivi avec les patients qui ne se présentent pas aux rendez-vous de suivi.
• Adapter le système de suivi pour identifier les patients à risque (barrière linguistique, logement inadéquat, absences répétées aux rendez-vous).
• Dans la mesure du possible, fixer immédiatement un rendez-vous de suivi lorsqu’il est nécessaire.
• Joindre les résultats d’examen aux demandes de consultation afin d’indiquer clairement les priorités au médecin consultant.
• En cas d’incertitude quant au plan de suivi, communiquer avec les autres médecins du cercle de soins afin de déterminer si des mesures ont été mises en œuvre.

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