Télécopie et protection des renseignements personnels : dix façons de limiter les risques dans votre pratique

Les télécopieurs sont encore largement utilisés dans le milieu de la santé, principalement parce qu’ils permettent de transmettre facilement et rapidement de l’information. Cependant, l’envoi de renseignements personnels sur la santé par télécopieur augmente le risque d’atteinte à la vie privée. En effet, les renseignements risquent alors d’être consultés par une personne non autorisée ou d’être envoyés au mauvais numéro.

Les médecins ont l’obligation de protéger la confidentialité des renseignements personnels sur la santé de leur patientèle et de se conformer aux exigences en matière de protection de la vie privée. La législation sur la protection des renseignements personnels exige généralement que les médecins mettent en œuvre des mesures de protection raisonnables pour protéger les renseignements personnels sur la santé qui sont sous leur contrôle.

Si vous utilisez un télécopieur dans votre pratique, veuillez envisager de prendre les mesures suivantes pour réduire le risque d’atteinte à la vie privée :¹

1. Déléguez la responsabilité de l’envoi et de la réception des télécopies à une ou un membre du personnel et assurez-vous que cette personne connaisse bien ses obligations de protection des renseignements confidentiels et qu’elle ait reçu une formation sur les procédures en la matière.
2. Si vous le pouvez, utilisez un appareil qui code l’information et dont l’accès aux données et leur impression exigent un mot de passe. En cas d’envoi de télécopie par courriel, assurez-vous que l’ouverture du document est protégée par un mot de passe.
3. Conservez le télécopieur dans une pièce sécurisée pour éviter que des personnes non autorisées consultent les télécopies.
4. Vérifiez le numéro des destinataires avant d’envoyer des télécopies, et programmez les numéros le plus souvent utilisés. Mettez à jour les numéros dès que des modifications vous sont signalées.
5. Limitez les renseignements transmis par télécopieur à ceux dont vous n’hésiteriez pas à discuter au téléphone.
6. Utilisez une page de couverture qui vous identifie clairement comme l’expéditrice ou l’expéditeur et qui comporte vos coordonnées, le nom de la ou du destinataire, le nombre de pages envoyées ainsi qu’une déclaration de confidentialité demandant que toute personne ayant reçu la télécopie par erreur d’informer quiconque qui la lui a envoyée.
7. Vérifiez le rapport d’envoi du télécopieur pour confirmer que la télécopie a été reçue par la personne à qui elle était destinée. En cas de doute, téléphonez à la personne à qui vous avez envoyé la télécopie pour vous assurer qu’elle l’a bien reçue.
8. Informez l’ensemble des personnes de votre répertoire téléphonique en cas de changement ou d’abandon du numéro de télécopie. Mettez votre page de couverture et votre matériel de correspondance à jour.
9. En cas d’erreur de transmission, communiquez rapidement avec la personne ayant reçu la télécopie et demandez-lui de la détruire de manière sécuritaire (par ex. par déchiquetage). Informez-vous sur l’origine de l’erreur et prenez des mesures correctives appropriées pour éviter que cela ne se reproduise. Communiquez avec l’ACPM pour obtenir des conseils sur la manière d’informer la personne concernée ainsi que le commissariat à la protection de la vie privée.
10. En cas d’atteinte à la vie privée, consignez les mesures prises pour atténuer les répercussions liées à cette situation.

Si votre bureau reçoit une télécopie qui ne vous est pas destinée et qui contient des renseignements sur une patiente ou un patient :

1. Communiquez avec l’expéditrice ou l’expéditeur pour l’informer de l’atteinte à la vie privée, et veillez à ce que l’information soit retransmise à la bonne personne.
2. Confirmez à l’expéditrice ou à l’expéditeur que la télécopie sera détruite de façon sécuritaire (p. ex. déchiquetée). Ne conservez pas de copie de cette télécopie et n’essayez pas de la faire suivre à la personne à laquelle elle était initialement destinée. Laissez l’expéditrice ou l’expéditeur s’en occuper.

La fin des télécopies?

Au Canada, les commissaires à la protection de la vie privée et les gouvernements réclament l’abandon des télécopieurs dans le domaine de la santé. Par exemple, le gouvernement de l’Ontario a déclaré que les télécopieurs cesseraient progressivement d’être utilisés dans le système de santé au cours des cinq prochaines années.² Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, de pair avec ses homologues provinciaux et territoriaux, encourage les organisations qui traitent des renseignements personnels sur la santé à remplacer les télécopieurs par des moyens de communication plus sécuritaires comme les courriels codés, les portails-patients ainsi que les orientations et les ordonnances électroniques.³

De toute évidence, la transition vers des moyens de communication numériques dans le système de santé prendra un certain temps et mobilisera différentes parties, y compris les cabinets médicaux, les hôpitaux, les laboratoires et les pharmacies. Le processus de changement est toutefois bien enclenché et gagnera en importance au fil du temps.

Voir aussi :

• Signalement d’une atteinte à l’intégrité des renseignements personnels : quelles sont vos responsabilités?
• Quand les soins aux patients deviennent les propos de textos : Stratégies pour atténuer les risques
• Protection des renseignements personnels et confidentialité, Les bonnes pratiques de l’ACPM

Références

1. 1. 
   Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. 7 mars 2023. Tenez compte des risques : transmission de renseignements personnels par télécopieur [cité le 24 mai 2023]. Disponible : https://www.priv.gc.ca/fr/sujets-lies-a-la-protection-de-la-vie-privee/technologie/02_05_d_04/
2. 2.
   Gouvernement de l’Ontario. 8 fév. 2023. Votre santé : Plan pour des soins interconnectés et commodes [cité le 24 mai 2023]. Disponible : https://www.ontario.ca/fr/page/votre-sante-plan-pour-des-soins-interconnectes-et-commodes
3. 3.
   Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. 21 sept. 2022. Résolution des commissaires fédéral, provinciaux et territoriaux à la protection de la vie privée et des ombudsmans responsables de la protection de la vie privée [cité le 24 mai 2023]. Disponible : https://priv.gc.ca/fr/a-propos-du-commissariat/ce-que-nous-faisons/collaboration-avec-les-provinces-et-les-territoires/resolutions-conjointes-avec-les-provinces-et-territoires/res_220921/

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